Redactwizard – Hilfe

Version 2.5

Redactwizard ist eine Desktop-Anwendung zum Erkennen, Schwärzen, Anonymisieren und Pseudonymisieren von Dokumenten. PDF- und Textdateien sowie unterstützte Dokumentverarbeitungsaufgaben werden lokal auf Ihrem Computer verarbeitet. Integrierte lokale KI-Modelle helfen dabei, potenziell vertrauliche Informationen zu erkennen.

Redactwizard ist ein Hilfswerkzeug und keine Garantie dafür, dass alle vertraulichen Informationen erkannt werden. Die automatische Erkennung kann relevante Inhalte übersehen oder fälschlich markieren. Prüfen Sie deshalb immer das vollständige Ergebnis, bevor Sie ein Dokument weitergeben oder veröffentlichen.

1. Erste Schritte: Portable Version

Redactwizard wird als portable Anwendung bereitgestellt. Eine herkömmliche Installation ist nicht erforderlich.

Starten Sie Redactwizard direkt aus dem Ordner der portablen Anwendung. Die benötigten Laufzeit- und Konfigurationsdateien befinden sich neben der Anwendung in ihrem Arbeitsverzeichnis. Trennen Sie die ausführbare Datei nicht von den zugehörigen Dateien.

Empfehlung

Bewahren Sie den vollständigen Redactwizard-Ordner zusammen auf und erstellen Sie Sicherungskopien der Konfiguration und aller Daten, die Sie behalten möchten. Verschieben oder kopieren Sie einzelne Bestandteile nicht unabhängig voneinander.

Windows-Sicherheitshinweis: Microsoft Defender SmartScreen

Beim ersten Start von Redactwizard kann Windows eine Warnung von Microsoft Defender SmartScreen anzeigen. Das kann beispielsweise daran liegen, dass die Anwendung neu ist oder sich bei Microsoft noch keinen ausreichenden Ruf aufgebaut hat.

Schritt 1: Wenn der Windows-Sicherheitshinweis erscheint, wählen Sie Weitere Informationen (More info).

Prüfen Sie die Angaben zum Herausgeber und zur Datei. Fahren Sie nur fort, wenn die Anwendung aus der erwarteten Quelle stammt und Sie deren Herkunft überprüft haben.

2. Fehlende Microsoft-Visual-C++-Laufzeitbibliothek

In manchen Windows-Umgebungen wird möglicherweise gemeldet, dass eine Komponente der Microsoft-Visual-C++-Laufzeitbibliothek fehlt. Dadurch kann der Start der Anwendung oder einer ihrer nativen Bibliotheken verhindert werden.

Verwenden Sie ausschließlich das offizielle Microsoft-Paket für Windows x64:

Microsoft Visual C++ Redistributable x64 herunterladen

Starten Sie Redactwizard nach der Installation erneut. Falls erforderlich, starten Sie auch Windows neu.

Sicherheitshinweis

Laden Sie einzelne DLL-Dateien oder Laufzeitkomponenten nicht von Download-Portalen Dritter herunter.

3. Startbildschirm und grundlegender Aufbau

Nach dem Start wird der zentrale Arbeitsbereich angezeigt. Wenn kein Dokument geöffnet ist, dient dieser Bereich als Übersicht, über die Sie eine Aufgabe beginnen können.

Über die obere Leiste erreichen Sie die Anwendungsfunktionen und können Dokumente öffnen. Welche Werkzeuge verfügbar sind, hängt von der verwendeten Produktedition und dem Dokumenttyp ab.

• Redactwizard Legal 2: Bietet die Verarbeitung von PDF- und Textdateien, die Stapelverarbeitung sowie gemeinsame Verwaltungs- und Einstellungsfunktionen.
• Redactwizard Pro 2: Ergänzt den Office Editor, AI Chat, die native Vektor-Schwärzung und zusätzliche lokale KI-Modelle.

Wenn Sie zwischen Arbeitsbereichen wechseln, bleiben geöffnete Dokumente in ihren jeweiligen Registerkarten geöffnet. So können Sie mit mehreren Dokumenten arbeiten, ohne sie erneut öffnen zu müssen.

Empfehlung

Verwenden Sie für voneinander unabhängige Vorgänge oder Projekte getrennte Arbeitsbereiche. So bleiben Dokumente verschiedener Mandanten oder Fälle besser voneinander getrennt.

4. Arbeitsbereiche, Desktops und Registerkarten

Redactwizard stellt vier virtuelle Arbeitsbereiche bereit, von denen jeder über eine eigene Registerkartenleiste verfügt.

Über das Plus-Symbol öffnen Sie einen weiteren Editor oder Arbeitsvorgang. Geöffnete Dokumente erscheinen als Registerkarten. Wählen Sie eine Registerkarte aus, um das zugehörige Dokument zu aktivieren.

Wechseln Sie über die Steuerelemente oben rechts zwischen den Arbeitsbereichen. Die Registerkarten bleiben in ihren jeweiligen Arbeitsbereichen geöffnet. Alternativ können Sie mit Strg+1 bis Strg+4 zwischen den Arbeitsbereichen wechseln.

Empfehlung

Sie können beispielsweise einen Vorgang im ersten Arbeitsbereich, einen weiteren im zweiten und Dokumente, die noch geprüft werden müssen, im dritten Arbeitsbereich verwalten.

5. Dateien öffnen

Sie können Dateien über das Anwendungsmenü, über die Ordnerschaltfläche in der Registerkartenleiste oder über die Öffnen-Funktion auf dem Startbildschirm öffnen.

Anhand der Dateiendung wird der passende Editor ausgewählt.

Der Office Editor ist ausschließlich in Redactwizard Pro 2 verfügbar. Redactwizard kann Dokumente außerdem über die Clio-Integration abrufen, sofern diese eingerichtet wurde, oder über den integrierten Scanner ein Dokument einlesen.

Den passenden Editor auswählen

Verwenden Sie den PDF Editor für vorhandene PDF-Dateien und den Text Editor für reine Textdateien. Der Office Editor ist für unterstützte Office- und OpenDocument-Dateien vorgesehen. Bei Dateien mit besonders komplexer Formatierung kommt ein PDF-Arbeitsablauf nur dann infrage, wenn die Konvertierung sinnvoll ist und das resultierende PDF sorgfältig geprüft werden kann.

PDF Editor

6. PDF Editor – Übersicht und grundlegender Arbeitsablauf

Der PDF Editor ist der zentrale Arbeitsbereich für die Verarbeitung von PDF-Dokumenten. Beide Editionen unterstützen die Rasterausgabe; native Vektor-Schwärzung ist ausschließlich in Redactwizard Pro 2 verfügbar.

Nach dem Öffnen eines PDFs wird die aktive Seite auf der zentralen Arbeitsfläche angezeigt. Über die obere Symbolleiste erreichen Sie Dateiaktionen, Scannen, Speichern, Seitennavigation und Zoomfunktionen. Sie können vertrauliche Bereiche manuell markieren oder mithilfe der lokalen KI mögliche Entitäten erkennen lassen.

Änderungen werden bei der Speicherung oder beim Export in die Ausgabedatei übernommen. Bewahren Sie die Originaldatei als separate Quelle auf. Gehen Sie nicht davon aus, dass Änderungen, die auf der Arbeitsfläche sichtbar sind, bereits dauerhaft in die Ausgabedatei geschrieben wurden.

Die integrierte OCR-Pipeline kann Text aus vielen gescannten Dokumenten extrahieren. Die Genauigkeit hängt von Scanqualität, Ausrichtung, Kontrast und Komplexität des Dokuments ab. Handschrift wird nicht zuverlässig erkannt.

Empfohlener Arbeitsablauf

Prüfen Sie das Dokument zuerst. Entscheiden Sie anschließend, ob Sie manuell schwärzen, Assist, Auto oder eine Kombination dieser Verfahren verwenden. Kontrollieren Sie alle erkannten und manuell markierten Bereiche vor dem Speichern und prüfen Sie die erzeugte Datei anschließend unabhängig.

7. PDF Editor – Prüfen, Navigation und Ansicht

Verwenden Sie die obere Symbolleiste, um zwischen Seiten zu wechseln, die Ansicht zu vergrößern oder zu verkleinern und die PDF-Datei auf mögliche Besonderheiten prüfen zu lassen. Der Zoom verändert nur die Darstellung auf dem Bildschirm; er ändert weder das Dokument selbst noch die vorgesehene Position eines Schwärzungsbereichs. Mit der Funktion 100 % kehren Sie zur Standardansicht zurück.

Über die Schaltfläche PDF prüfen können Sie eine automatische Dokumentprüfung starten. Sie analysiert die PDF-Datei, ermittelt den Dokumenttyp und zeigt unter anderem die erkannte Seitenzahl sowie die Konfidenz der Klassifikation an. Außerdem werden Seiten gekennzeichnet, für die eine OCR-Prüfung empfohlen wird – beispielsweise bei gescannten Dokumenten, deren Seiten keinen zuverlässig nutzbaren Text enthalten.

Die Prüfergebnisse helfen Ihnen einzuschätzen, ob vor der weiteren Bearbeitung eine Texterkennung (OCR) erforderlich sein könnte. Die angezeigte Konfidenz bezieht sich auf die Dokumentklassifikation und ist keine Aussage über die Genauigkeit der OCR-Erkennung.

Empfehlung

Vergrößern Sie die Ansicht, wenn Sie kleine Schwärzungsbereiche platzieren. Wechseln Sie anschließend zur Gesamtseitenansicht, um Position und Abdeckung zu kontrollieren. Prüfen Sie bei gescannten PDFs zusätzlich die OCR-Empfehlungen, bevor Sie mit der Suche nach sensiblen Informationen und der Schwärzung fortfahren.

8. PDF Editor – Werkzeuge zur manuellen Bearbeitung

Die linke Symbolleiste enthält die Werkzeuge für die manuelle Bearbeitung.

• Rechteckstift: Zeichnet einen rechteckigen Schwärzungsbereich. Für gewöhnlichen Text ist dies meist die schnellste Methode.
• Radierer: Entfernt vorhandene Markierungen oder Bereiche von der Arbeitsfläche.
• Pinselwerkzeuge: Markieren unregelmäßige Bereiche, etwa handschriftliche Notizen oder Unterschriften, bei denen ein Rechteck zu viel vom umliegenden Inhalt abdecken würde.
• Textwerkzeug: Fügt zusätzlichen Text auf einer Seite ein.
• Bates-Werkzeug: Fügt an der ausgewählten Position eine fortlaufende Seiten- oder Dokumentnummerierung hinzu.

Die Wirkung einer manuellen Markierung hängt von der ausgewählten Ausgabemethode und dem Vorgang ab, der beim Speichern ausgeführt wird.

Empfehlung

Verwenden Sie für gewöhnlichen Text Rechtecke und für unregelmäßige grafische Elemente einen geeigneten Pinsel oder ein Polygon. Prüfen Sie die endgültige Ausgabe und verlassen Sie sich nicht allein auf die Darstellung auf der Arbeitsfläche.

9. PDF Editor – Farben und Weichzeichnen

Über die Farbauswahl legen Sie fest, welche Farbe für manuelle Markierungen verwendet wird. Die Funktion Blur (Weichzeichnen) wendet einen Weichzeichnungseffekt auf den ausgewählten Bereich an. Beim Export wird der Effekt entsprechend dem gewählten Ausgabeverfahren in die erzeugte Ausgabe übernommen.

Änderungen auf der Arbeitsfläche, beispielsweise Weichzeichnung, Pinselmarkierungen und Polygone, werden bei der Rasterausgabe in die Ausgabe eingebettet.

Wichtig: Weichzeichnen ist keine sichere Schwärzung

Weichzeichnen ist nicht die bevorzugte Methode, um vertrauliche Informationen sicher zu entfernen. Verwenden Sie für sensible Inhalte eine undurchsichtige Schwärzung oder ein geeignetes Verfahren zur dauerhaften Entfernung. Weichzeichnen eignet sich eher, wenn eine gewisse visuelle Struktur erkennbar bleiben soll.

10. PDF Editor – Polygon- und Scherenwerkzeug

Mit dem Scheren-/Polygonwerkzeug können Sie unregelmäßige Bereiche markieren, beispielsweise Siegel, schräg verlaufende Stempel, Unterschriften und andere grafische Elemente, die sich nicht sauber mit einem Rechteck abdecken lassen.

Setzen Sie die einzelnen Punkte durch Mausklicks. Klicken Sie auf den Startpunkt, um die Form zu schließen. Komplexe Polygonmarkierungen werden bei der Speicherung in der Rasterverarbeitung berücksichtigt.

Empfehlung

Verwenden Sie Polygonmarkierungen, wenn ein Rechteck ungeeignet ist. Für gewöhnlichen Text sind rechteckige Bereiche in der Regel schneller zu setzen und einfacher zu prüfen.

11. PDF Editor – Blacklist und Whitelist

Mit dem Hand-Tap-Werkzeug können Sie Text direkt im PDF auswählen und zur Blacklist oder Whitelist hinzufügen.

1. Wählen Sie das Hand-Tap-Werkzeug aus.
2. Ziehen Sie auf der PDF-Arbeitsfläche ein Rechteck um den betreffenden Text.
3. Lassen Sie die Maustaste los, um das Kontextmenü zu öffnen.
4. Wählen Sie Blacklist oder Whitelist.
5. Verwalten Sie die gespeicherten Einträge später im Bereich Regeln (Rules).

• Blacklist: Fügt einen Begriff hinzu, der bei der automatischen Erkennung zur Schwärzung berücksichtigt werden soll.
• Whitelist: Fügt einen Begriff hinzu, der von der automatischen Schwärzung ausgeschlossen werden soll.

Das Hinzufügen eines Begriffs zu einer Liste schwärzt den ausgewählten Bereich nicht sofort. Die Regeln werden bei der automatischen Erkennung berücksichtigt und müssen im jeweiligen Kontext geprüft werden. Je nach Verhalten der Regelverwaltung kann ein Begriff beim Hinzufügen zu einer Liste aus der jeweils anderen Liste entfernt werden.

Empfehlung

Verwenden Sie die Blacklist für wiederkehrende Begriffe, die normalerweise geschwärzt werden sollen, und die Whitelist für Begriffe, die wiederholt fälschlich markiert werden. Prüfen Sie beide Listen regelmäßig, damit veraltete Regeln keine Auswirkungen auf andere Dokumente haben.

12. PDF Editor – AI Assist, Auto, ROI-Auswahl und Highlighter

Der PDF Editor bietet verschiedene Möglichkeiten, die lokale KI-gestützte Textanalyse zu nutzen. Der passende Arbeitsablauf hängt davon ab, ob erkannte Entitäten sofort als Schwärzungsbereiche übernommen, zunächst als einzelne Vorschläge geprüft, auf einen ausgewählten Bereich begrenzt oder lediglich hervorgehoben werden sollen.

Auto

Auto führt eine Entitätserkennung für den verfügbaren Text aus und fügt erkannte Treffer automatisch als Schwärzungsbereiche hinzu.

Auto eignet sich für wiederkehrende Dokumenttypen, wenn Sie die Erkennungseinstellungen bereits getestet haben und wissen, wie das Modell mit dem jeweiligen Material umgeht.

Assist

Assist zeigt erkannte Treffer zunächst als Vorschläge an. Sie können die vorgeschlagenen Bereiche prüfen und jeden einzelnen Vorschlag übernehmen oder entfernen, bevor Sie fortfahren.

Nutze das Stift-Werkzeug, um die vorgeschlagenen Bereiche zu schwärzen. Ein Klick auf das rot gestrichelte Rechteck schwärzt diesen Bereich.

Assist eignet sich, wenn jede mögliche Schwärzung einzeln geprüft werden soll, insbesondere bei unbekannten Dokumenten, sensiblen Unterlagen, juristischen Dokumenten oder Texten mit mehrdeutigen Namen und Kennungen.

Auswahl des Interessenbereichs (ROI)

Mit dem Region-of-Interest-Selektor (ROI) wählen Sie einen rechteckigen Bereich der aktuellen PDF-Seite aus.

Nach der Auswahl berücksichtigt Auto erkannte Treffer innerhalb des ausgewählten Bereichs und auf dieser Seite. Die Textextraktion unterstützt sowohl eingebetteten PDF-Text als auch OCR für gescannte Seiten.

Der ROI-Arbeitsablauf ist hilfreich, wenn nur ein bestimmter Seitenabschnitt verarbeitet werden soll oder die Erkennung auf einen ausgewählten Bereich begrenzt werden muss.

Eine ROI-Auswahl garantiert nicht automatisch, dass der gesamte ausgewählte Bereich vollständig erfasst wird. Text, der nicht korrekt extrahiert oder erkannt wird, kann weiterhin übersehen werden.

Highlighter

Der Highlighter verwendet denselben Erkennungsprozess wie Auto, hebt erkannte Treffer jedoch gelb hervor, statt sie zu schwärzen.

Beim Export des PDFs werden native PDF-Hervorhebungsanmerkungen mit Transparenz verwendet, sodass der zugrunde liegende Text lesbar bleibt.

Der Highlighter dient dazu, potenziell sensible Entitäten zu prüfen, zu lokalisieren oder zu dokumentieren. Er ist keine Schwärzungsmethode und darf nicht als Nachweis dafür verwendet werden, dass Informationen entfernt wurden.

Den passenden Arbeitsablauf wählen

Verwenden Sie Assist, wenn jeder Vorschlag einzeln geprüft werden soll. Verwenden Sie Auto für getestete und wiederholbare Arbeitsabläufe. Mit ROI begrenzen Sie die Verarbeitung auf einen ausgewählten Seitenbereich. Der Highlighter eignet sich, wenn Sie erkannte Entitäten prüfen möchten, ohne sie zu schwärzen.

Auto-Funktion

Assist-Funktion

Auswahl des Interessenbereichs (ROI)

ROI-Auswahl mit anschließender Auto-Erkennung

Highlighter-Funktion

13. PDF Editor – KI-Filter

Im ausklappbaren KI-Filter legen Sie fest, welche Entitätsklassen bei der automatischen Erkennung berücksichtigt werden. Beispiele sind:

• PERSON
• LOCATION
• ORGANIZATION

Wenn zusätzliche KI-Modelle aktiviert sind, können weitere Bezeichnungen verfügbar sein. Deaktivieren Sie Klassen, die für die aktuelle Aufgabe nicht relevant sind. Die Auswahl wird gespeichert und bei späteren Analysen wiederverwendet. Aktualisieren Sie die Liste nach einer Änderung der Modellaktivierung über das Neu laden-Symbol (Reload).

Empfehlung

Aktivieren Sie die für den jeweiligen Dokumenttyp relevanten Entitätsklassen. Dadurch können unnötige Treffer reduziert werden; es ist jedoch keine Garantie dafür, dass alle relevanten Inhalte erkannt werden.

Einschränkungen bei der Entitätsklassifizierung

Die zur Erkennung personenbezogener Daten (PII) verwendeten KI-Modelle arbeiten probabilistisch. Sie können Entitäten falsch zuordnen oder interpretieren, beispielsweise eine Telefonnummer als Datum oder einen Namen als Ortsangabe erkennen.

Dies gilt insbesondere für das PII-Helper-Modell, das in Redactwizard Pro 2 optional aktiviert werden kann und in Redactwizard Legal 2 als primäres Modell dient. Dieses Modell ist auf geringe Größe und schnelle Verarbeitung ausgelegt. Dadurch kann seine Erkennungsgenauigkeit geringer sein als die größerer, rechenintensiverer Modelle.

Wichtig

Automatisierte Schwärzung und Anonymisierung können sowohl falsch positive als auch falsch negative Ergebnisse liefern. Prüfen Sie das vollständige Dokument nach der automatischen Verarbeitung und vor dem endgültigen Export oder der Weitergabe manuell.

14. PDF Editor – Verfügbare KI-Modelle

Redactwizard Legal 2 enthält das integrierte Modell PII Primary. Redactwizard Pro 2 ergänzt weitere lokale Modelle, die – abhängig davon, welche Modelle aktiviert sind – den Erkennungsumfang erweitern können.

• PII Primary: Allgemeine personenbezogene und vertrauliche Informationen.
• PII Helper: Strukturierte Kennungen und zusätzliche Erkennungsaufgaben.
• Medical: Medizinische und klinische Informationen.
• Legal EU: Rechtliche Entitäten und juristische Terminologie.

Welche Bezeichnungen verfügbar sind, hängt von den aktiven Modellen ab. Mehr Modelle führen nicht automatisch bei jedem Dokumenttyp zu besseren Ergebnissen. Zusätzliche Modelle können falsch positive Treffer verursachen und die Verarbeitungszeit erhöhen.

Empfehlung

Beginnen Sie mit dem primären Modell und aktivieren Sie weitere Modelle nur dann, wenn sie für das zu verarbeitende Material einen erkennbaren Vorteil bieten.

15. PDF Editor – Vektor- und Rasterausgabe

Redactwizard unterstützt zwei wesentliche Verfahren für die PDF-Ausgabe. Welche Optionen verfügbar sind, hängt von der Produktedition und den Einstellungen ab.

Native Vektor-Schwärzung

Native Vektor-Schwärzung ist ausschließlich in Redactwizard Pro 2 verfügbar.

Wenn es die Struktur des PDFs und die ausgewählte Operation zulassen, können betroffene Inhalte innerhalb der PDF-Struktur geändert werden, während nicht betroffene Inhalte in ihrer nativen Form erhalten bleiben.

Die Vektorausgabe kann sinnvoll sein, wenn auswählbarer Text und andere native PDF-Elemente erhalten bleiben sollen. PDF-Dateien unterscheiden sich jedoch erheblich, und komplexe Strukturen lassen sich nicht immer zuverlässig verarbeiten. Ein erfolgreiches Speichern beweist nicht, dass alle vertraulichen Informationen entfernt wurden.

Rasterausgabe

Bei der Rasterausgabe wird jede Seite in ein Bild umgewandelt. Die Bearbeitungen werden in das Bild eingebettet, aus dem das Ausgabe-PDF erstellt wird. Die Seite enthält danach keine ursprüngliche Textebene mehr, deren Text wie gewohnt auswählbar wäre.

Die Rasterausgabe kann das Risiko verringern, Text der gerasterten Seite durch Markieren oder Kopieren wiederzugewinnen. Sie ersetzt jedoch keine vollständige Sicherheitsprüfung der Ausgabedatei, einschließlich Dokumenteigenschaften und anderer möglicherweise weiterhin im PDF enthaltener Inhalte.

• Redactwizard Legal 2: Die Rasterausgabe ist das Standardverfahren und kann nicht deaktiviert werden.
• Redactwizard Pro 2: Die Rasterausgabe kann in den entsprechenden Einstellungen ein- oder ausgeschaltet werden.

Empfehlung

Die Rasterausgabe kann für besonders sensible Dokumente oder PDFs mit komplexen internen Strukturen geeignet sein. Prüfen Sie die exportierte Datei unabhängig vom gewählten Ausgabeverfahren.

16. PDF Editor – JPEG-Qualität

Wenn bei der Rasterausgabe JPEG-Bilder verwendet werden, steuert JPEG Quality das Verhältnis zwischen Bildqualität und Dateigröße. Eine höhere Qualität führt in der Regel zu größeren Dateien. Eine niedrigere Qualität verkleinert die Datei möglicherweise, kann jedoch Kompressionsartefakte verursachen, insbesondere bei kleinem Text, feinen Linien oder Unterschriften.

Empfehlung

Beginnen Sie mit einer mittleren bis hohen Einstellung und prüfen Sie eine repräsentative Ausgabeseite. Vermeiden Sie Einstellungen, durch die Text oder feine Details schwer lesbar werden.

17. PDF Editor – CCITT G4

CCITT Group 4 (G4) ist ein verlustfreies Kompressionsverfahren für 1-Bit-Schwarzweißbilder. Es eignet sich für monochrome Textseiten, Schwarzweißscans, Formulare und Dokumente mit schwarzem Text auf weißem Hintergrund.

Das Verfahren bewahrt weder Farben noch Graustufen. Bei aktivierter G4-Ausgabe können Inhalte, die nicht rein schwarz und weiß sind, in Monochrom umgewandelt werden.

Empfehlung

Verwenden Sie CCITT G4 für echte Schwarzweißseiten, wenn eine kompakte Ausgabe wichtig ist. Verwenden Sie JPEG für Farb- oder Graustufenseiten.

18. PDF Editor – Ausgabe speichern und überprüfen

Beim Speichern eines PDFs erzeugt Redactwizard die Ausgabedatei entsprechend den ausgewählten Einstellungen und angewendeten Bearbeitungen. Die Vektorverarbeitung kann geprüft werden; falls sich die erwartete Bereinigung nicht zuverlässig bestätigen lässt, kann – sofern vorgesehen – auf die Rasterausgabe zurückgegriffen werden.

Ein erfolgreicher Speichervorgang bestätigt lediglich, dass die Datei geschrieben wurde. Er beweist nicht, dass alle sensiblen Inhalte erkannt oder entfernt wurden.

Empfehlung

Öffnen Sie das erzeugte PDF in einem unabhängigen Viewer. Prüfen Sie das gesamte Dokument, markieren oder suchen Sie bei Bedarf nach Text und kontrollieren Sie, ob Seitenzahl und Seitenreihenfolge stimmen.

19. PDF Editor – Bates-Nummerierung

Das Bates-Werkzeug fügt fortlaufende Nummern zu einem Dokument hinzu. Das festgelegte Präfix stammt aus den Anwendungseinstellungen. Zum Beispiel:

• LAW-0001
• LAW-0002
• LAW-0003

Empfehlung

Legen Sie das Präfix vor der Verarbeitung umfangreicher Dokumentensätze fest und verwenden Sie für den gesamten Vorgang ein einheitliches Nummerierungsschema.

20. Handschrifterkennung in Dokumenten

Beispiel für die Handschrifterkennung mit dem PII-Modell von Redactwizard Legal 2: Beispieldokument aus philschmid/pdf-samples. Lizenziert unter der Apache License 2.0.

Redactwizard kann nicht nur gedruckten Text, sondern auch handschriftliche Inhalte in gescannten Dokumenten und Bildern erkennen. Die lokal ausgeführte, modellbasierte OCR wandelt erkannte Texte in maschinenlesbaren Text um, sodass diese im weiteren Redactwizard-Workflow verarbeitet werden können.

Die Erkennungsqualität hängt von Faktoren wie der Handschrift, der Bildauflösung, dem Kontrast, der Ausrichtung und der Struktur des Dokuments ab. Die Handschrifterkennung kann unvollständig oder fehlerhaft sein. Eine korrekte oder vollständige Erkennung kann nicht garantiert werden.

Empfehlung

Überprüfen Sie die erkannten Texte stets manuell, insbesondere bei der Verarbeitung vertraulicher oder personenbezogener Informationen. Bevor Sie OCR-Ergebnisse zur Schwärzung verwenden, stellen Sie sicher, dass alle relevanten Texte korrekt erkannt und sämtliche zu schwärzenden Informationen wirksam entfernt wurden.

Office Editor

21. Office Editor – DOCX- und OpenDocument-Dateien

Nur in Redactwizard Pro 2 verfügbar.

Der Office Editor verarbeitet unterstützte strukturierte Office- und OpenDocument-Dateien, darunter:

• DOCX
• ODF
• XLSX
• PPTX

Der Editor extrahiert Inhalte aus Strukturen wie Absätzen und Tabellen, damit sie von der lokalen KI analysiert werden können. Bei komplexen oder ungewöhnlich aufgebauten Office-Dateien werden möglicherweise nicht alle Details der Originaldatei erhalten.

Tief verschachtelte Inhalte, ungewöhnliche Objekte, komplexe Formatierungen und eingebettete Elemente werden möglicherweise nicht vollständig verarbeitet oder beibehalten. Prüfen Sie das resultierende Dokument vor der Weitergabe immer visuell.

Empfehlung

Verwenden Sie den Office Editor, wenn das Office-Format erhalten bleiben soll. Bei besonders komplexen Dateien kommt ein PDF-Arbeitsablauf nur dann infrage, wenn die Konvertierung sinnvoll ist und das Endergebnis sorgfältig geprüft werden kann.

22. Office Editor – Auto und Assist

Nur in Redactwizard Pro 2 verfügbar.

Der Office Editor bietet die Arbeitsabläufe Auto und Assist:

• Auto: Übernimmt erkannte Treffer direkt als Schwärzungen.
• Assist: Zeigt erkannte Treffer zur Prüfung an, sodass einzelne Vorschläge übernommen oder entfernt werden können.

Empfehlung

Verwenden Sie Assist bei juristischen Dokumenten, Berichten oder komplexen Tabellen, bei denen jeder Treffer vor dem Speichern geprüft werden sollte.

23. Office Editor – Hervorhebung und Vorher-nachher-Prüfung

Nur in Redactwizard Pro 2 verfügbar.

Die Funktion Highlight zeigt den Originaltext mit hervorgehobenen erkannten Entitäten an. Damit können Sie prüfen, welche Inhalte die KI vor der Übernahme der Treffer erkannt hat.

Empfehlung

Prüfen Sie die hervorgehobenen Treffer unmittelbar nach der Analyse. Das gilt besonders dann, wenn die Bedeutung eines Namens, einer Abkürzung oder einer Formulierung vom Kontext abhängt.

24. Office Editor – Ergebnisansicht

Nur in Redactwizard Pro 2 verfügbar.

Nach der Analyse zeigt der Editor eine verarbeitete Textdarstellung mit den konfigurierten Ersetzungen an. So können Sie vorgeschlagene Schwärzungen vor dem Speichern zusätzlich prüfen.

Empfehlung

Prüfen Sie sowohl die einzelnen Ersetzungen als auch den gesamten Textfluss. Allein anhand der Ergebnisansicht lässt sich nicht bestätigen, dass die vollständige Struktur der endgültigen Datei korrekt bereinigt wurde.

25. Office Editor – DOCX-Vorschau

Nur in Redactwizard Pro 2 verfügbar.

Die gerenderte DOCX-Vorschau hilft Ihnen, das Seitenlayout und das sichtbare Ergebnis vor dem Speichern zu überprüfen.

Empfehlung

Achten Sie besonders auf Tabellen, Kopf- und Fußzeilen, Seitenumbrüche, Bilder und komplexe Formatierungen. Wenn die Layouttreue wichtig ist, prüfen Sie die gespeicherte Datei zusätzlich in einer kompatiblen externen Anwendung.

26. Office Editor – Suche und manuelle Schwärzung

Nur in Redactwizard Pro 2 verfügbar.

Die Suchfunktion findet angegebene Begriffe unabhängig von der KI-Erkennung. Ein Treffer kann anschließend geprüft und manuell geschwärzt werden.

Das ist hilfreich bei bekannten Namen, Aktenzeichen, internen Referenzen oder wiederkehrenden Begriffen, die bearbeitet werden müssen, auch wenn die KI sie nicht erkennt.

Empfehlung

Verwenden Sie die Suche ergänzend zur KI-Erkennung. Prüfen Sie jeden Treffer im Kontext, bevor Sie ihn schwärzen.

27. Office Editor – Blacklist und Whitelist

Blacklist- und Whitelist-Einträge passen die automatische Erkennung an wiederkehrende Dokumenttypen an. Die Funktion ist im Text Editor und in Redactwizard Pro 2 auch im Office Editor verfügbar.

Um einen Begriff im Text Editor hinzuzufügen, positionieren Sie den Cursor auf dem betreffenden Wort oder einem Teil davon und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Wählen Sie dort die entsprechende Listenaktion.

• Blacklist: Kennzeichnet einen Begriff, der bei künftigen Analysen grundsätzlich für eine Schwärzung berücksichtigt werden soll.
• Whitelist: Schließt einen Begriff bei künftigen Analysen von der automatischen Schwärzung aus.

Das Hinzufügen eines Begriffs zu einer Liste kann dazu führen, dass er aus der jeweils anderen Liste entfernt wird. Die Änderung wirkt sich auf die regelbasierte Erkennung aus; sie schwärzt den aktuellen Text nicht zwangsläufig sofort.

Empfehlung

Verwenden Sie die Blacklist für wiederkehrende Begriffe, die normalerweise entfernt werden sollen, und die Whitelist für Begriffe, die wiederholt fälschlich markiert werden. Prüfen Sie nach jeder Regeländerung die Auswirkungen.

Dokumentvergleich

28. Document Diff – Texte und Dokumente vergleichen

Document Diff vergleicht zwei Textversionen oder den extrahierten Text zweier Dokumente. Das Werkzeug eignet sich, um Überarbeitungen zu prüfen, eine geänderte Vertragsfassung mit einer früheren Version abzugleichen oder Änderungen zwischen verwandten Dokumenten zu finden.

Das Werkzeug bietet drei Modi:

• Text ↔ Text: Geben Sie den ursprünglichen und den zu vergleichenden Text ein oder fügen Sie ihn ein. Alternativ können Sie .txt-Dateien in die beiden Editoren laden.
• Dokument ↔ Dokument: Wählen Sie zwei unterstützte Dokumente aus und vergleichen Sie ihren extrahierten Text.
• Ein Dokument ↔ mehrere Dokumente: Wählen Sie ein Referenzdokument und ein oder mehrere Vergleichsdokumente aus. Über die Ergebnisauswahl können Sie zwischen einzelnen Vergleichen wechseln.

Die Dokumentmodi unterstützen derzeit PDF- und TXT-Dateien. PDF-Text wird über die vorhandene PDF-Verarbeitungspipeline von Redactwizard extrahiert. Abhängig vom Ausgangs-PDF kann OCR erforderlich sein; reine Bildseiten oder schlechte Scans können zu unvollständigem oder fehlerhaftem Text führen.

Office-Dateien wie DOCX, XLSX und PPTX können nicht direkt in Document Diff verwendet werden, sofern sie nicht zuvor in ein unterstütztes Format konvertiert wurden.

Textvergleich verwenden

1. Wählen Sie Text ↔ Text.
2. Geben Sie die ursprüngliche Version links und die überarbeitete Version rechts ein oder laden Sie auf einer der beiden Seiten eine Textdatei.
3. Wählen Sie in der Symbolleiste Vergleichen (Compare).
4. Prüfen Sie das nebeneinander dargestellte Ergebnis. Hinzugefügte und entfernte Zeilen werden hervorgehoben; Zeilennummern erleichtern das Auffinden von Änderungen.
5. Mit Zurücksetzen (Reset) löschen Sie die aktuellen Eingaben, Dateiauswahlen und Ergebnisse, bevor Sie einen neuen Vergleich beginnen.

Die beiden Eingabeeditoren verfügen über eigene Bildlaufleisten. So lassen sich längere Texte prüfen, ohne dass die gesamte Seite bewegt werden muss. Auch die Ergebnisansicht bietet bei umfangreichen Vergleichen eine Bildlaufmöglichkeit.

Ergebnisse interpretieren

• Hinzugefügt: Text, der in der Vergleichsversion enthalten ist, nicht aber in der Referenzversion.
• Entfernt: Text, der in der Referenzversion enthalten ist, nicht aber in der Vergleichsversion.
• Geändert: Abweichende Zeilen werden nebeneinander dargestellt.
• Unverändert: Übereinstimmende Zeilen werden ohne Hervorhebung für Hinzufügungen oder Entfernungen angezeigt.

Der Vergleich basiert auf extrahiertem Text und zeilenweisen Unterschieden. Es handelt sich nicht um eine semantische oder juristische Analyse. Ein anders umbrochenes PDF, eine abweichende OCR-Ausgabe oder veränderte Zeilenumbrüche können Unterschiede erzeugen, obwohl der sichtbare Wortlaut ähnlich ist. Umgekehrt beweist ein Vergleichsergebnis nicht, dass jede visuelle oder strukturelle Änderung erkannt wurde.

Empfehlung

Prüfen Sie jede gemeldete Änderung im jeweiligen Originaldokument. Kontrollieren Sie bei gescannten PDFs die betreffenden Seiten visuell, da OCR-Fehler den Vergleich beeinflussen können. Document Diff verändert oder schwärzt die Quelldateien nicht. Speichern oder exportieren Sie separat bearbeitete Dokumente mit dem jeweiligen Editor.

Text Editor

29. Text Editor – Grundlagen

Der Text Editor ist für einfache .txt-Dateien ausgelegt. Je nach Arbeitsablauf bietet er unter anderem:

• Ansichten für den Originaltext und den geschwärzten Text
• Lokale KI-Erkennung
• Assist-Funktionen
• Hervorhebungen
• Suche
• Rückgängig und Wiederholen
• Kopieren des angezeigten Ergebnisses

Der Arbeitsablauf ähnelt der textbasierten Verarbeitung im Office Editor, ohne dass eine komplexe Office-Dokumentstruktur erhalten werden muss.

Empfehlung

Verwenden Sie den Text Editor für reine Textdateien und den PDF Editor für PDF-Dokumente. Wenn Sie zwei Versionen vergleichen möchten, statt eine einzelne Version zu schwärzen, verwenden Sie Document Diff.

30. Text Editor – Hervorhebung

Die Funktion Highlight macht erkannte Entitäten im Originaltext sichtbar. Sie zeigt Stellen, die von der KI erkannt oder zur Schwärzung vorgeschlagen wurden.

Empfehlung

Prüfen Sie hervorgehobene Namen, Adressen, Kennungen und ähnliche Begriffe sorgfältig. Erst der Kontext zeigt, ob ein Treffer vertraulich ist und ob weitere Informationen geschwärzt werden müssen.

KI-Modelle, Filter und OCR

31. KI-Filter in den Editoren

KI-Filter legen fest, welche Entitätsklassen bei der automatischen Erkennung berücksichtigt werden. Sie sind im PDF Editor, Text Editor und in der Stapelverarbeitung verfügbar. Der Filter im Office Editor ist in Redactwizard Pro 2 verfügbar.

Die Auswahl wird zentral gespeichert. Zusätzliche Modelle können weitere Bezeichnungen bereitstellen. Aktualisieren Sie nach einer Änderung der Modellaktivierung die Filterliste über das Neu laden-Symbol (Reload).

Empfehlung

Verwenden Sie für wiederkehrende Dokumenttypen eine gezielte Auswahl an Bezeichnungen. Das Deaktivieren irrelevanter Klassen kann die Prüfung vereinfachen. Deaktivieren Sie eine Klasse jedoch nicht allein, um unerwünschte Ergebnisse auszublenden, ohne zuvor zu prüfen, ob sie benötigt wird.

32. KI-Erkennung – Einschränkungen

Die Named Entity Recognition (NER, Erkennung benannter Entitäten) ist ein statistisches Verfahren. Auch wenn das Modell lokal ausgeführt wird, kann es:

• Eine vertrauliche Entität übersehen.
• Nicht vertraulichen Text fälschlich als Entität markieren.
• Fehler aus OCR oder Textextraktion übernehmen.
• Ungewöhnliche Schreibweisen, Abkürzungen, Tabellen oder Formatierungen falsch interpretieren.

Empfehlung

Betrachten Sie KI als Hilfsmittel zur Erkennung, nicht als Ersatz für eine vollständige manuelle Prüfung. Kontrollieren Sie Dokumentbereiche besonders sorgfältig, wenn übersehene Informationen schwerwiegende Folgen haben könnten.

33. Gescannte Dokumente und OCR

PDF-Dateien ohne native Textebene können über die integrierte OCR-Pipeline verarbeitet werden. Dabei wird die gescannte Seite als Bild ausgewertet und erkannter Text anschließend für die weitere Analyse bereitgestellt.

Die OCR-Qualität kann durch schlechte Scanqualität, gedrehte Seiten, Flecken, Knicke, niedrige Auflösung, geringen Kontrast oder ungewöhnliche Schriftarten beeinträchtigt werden. Handschrift wird möglicherweise nicht zuverlässig erkannt.

Empfehlung

Prüfen Sie bei gescannten Dokumenten sowohl die gerenderte Seite als auch die KI-Ergebnisse. Verlassen Sie sich bei kleinen Namen, Referenznummern, handschriftlichen Einträgen oder anderen kritischen Details nicht allein auf OCR.

Stapelverarbeitung

34. Stapelverarbeitungsaufträge

Die Stapelverarbeitung ist für größere Sammlungen von PDF-Dokumenten vorgesehen. Je nach verfügbaren Optionen können Sie einzelne Dateien auswählen oder Verzeichnisstrukturen verarbeiten. Aufträge werden im Hintergrund ausgeführt, sodass Sie währenddessen in anderen Arbeitsbereichen weiterarbeiten können.

Empfehlung

Verwenden Sie die Stapelverarbeitung für wiederkehrende Dokumenttypen erst, nachdem Sie die Erkennungseinstellungen und Ausgabeanforderungen anhand einer kleinen Beispielsammlung getestet haben.

35. PDF-Stapelverarbeitung

Wählen Sie mehrere PDF-Dateien oder einen Ordner für die Verarbeitung aus. Der KI-Filter bestimmt, welche Entitätsklassen bei der automatischen Erkennung berücksichtigt werden. Eine Bates-Nummerierung kann ebenfalls angewendet werden, wenn sie entsprechend konfiguriert wurde.

Stapelverarbeitungsaufträge laufen im Hintergrund. Andere Arbeitsbereiche und Editoren bleiben währenddessen verfügbar.

Empfehlung

Die Stapelverarbeitung eignet sich gut für größere Sammlungen und vertraute Dokumenttypen. Bei einem einzelnen Dokument, das besondere Aufmerksamkeit erfordert, ermöglicht der PDF Editor eine genauere Kontrolle und Prüfung der einzelnen Schritte.

36. Stapelverarbeitung – Bezeichnungen und Regeln

Wählen Sie die für den Auftrag benötigten NER-Bezeichnungen aus. Globale Blacklist- und Whitelist-Einträge werden ebenfalls berücksichtigt, damit wiederkehrende Begriffe über mehrere Dokumente hinweg einheitlich behandelt werden können.

Empfehlung

Testen Sie die ausgewählte Kombination aus Bezeichnungen und Regeln mit repräsentativen Beispieldokumenten, bevor Sie ein umfangreiches Verzeichnis verarbeiten.

37. Stapelverarbeitung – Fortschritt und Protokoll

Während der Verarbeitung zeigt das Stapelfenster den Fortschritt und Informationen zu den bearbeiteten Dateien an. Das Protokoll enthält Details zu abgeschlossenen Vorgängen sowie zu Ausnahmen oder Fehlern. Dateien, die vor dem Abbrechen eines Auftrags fertiggestellt wurden, bleiben verfügbar.

Das Ergebnis wird im Ausgabeordner gespeichert.

Empfehlung

Prüfen Sie nach einem umfangreichen Stapelauftrag das Protokoll und öffnen Sie repräsentative Ausgabedateien zur Kontrolle. Verlassen Sie sich nicht nur auf die Anzahl der erzeugten Dateien.

AI Chat

38. AI Chat und externe Sprachmodelle

Nur in Redactwizard Pro 2 verfügbar.

Der AI Chat in Redactwizard Pro 2 verbindet Ihre Arbeitsumgebung mit externen großen Sprachmodellen (Large Language Models, LLMs), beispielsweise von OpenAI, Anthropic und Google.

Anders als bei einem herkömmlichen Cloud-Arbeitsablauf, bei dem Dokumente wie eingegeben übertragen werden, bietet Redactwizard Pro 2 vor unterstützten AI-Chat-Anfragen eine lokale Pseudonymisierung.

1. Lokale Vorverarbeitung: Die ursprüngliche Eingabe und angehängte Dokumente werden vor der Übertragung auf Ihrem Computer verarbeitet.
2. Lokale NER-Maskierung: Ein integriertes Offline-Modell zur Erkennung benannter Entitäten identifiziert mögliche personenbezogene Daten (PII) und ersetzt erkannte Entitäten durch neutrale Platzhalter wie [PER_1], [ORG_1] oder [LOC_1].
3. Gefilterte Übertragung: Der pseudonymisierte Text wird über eine verschlüsselte Verbindung an den ausgewählten KI-Anbieter übertragen.
4. Lokale Depseudonymisierung: Wenn das Cloud-Modell in seiner Antwort Platzhalter verwendet, kann Redactwizard die entsprechenden ursprünglichen Begriffe lokal für die Anzeige wieder einsetzen.

Wichtiger Datenschutzhinweis

AI-Chat-Anfragen werden an externe Anbieter-APIs übertragen. Eine lokale Pseudonymisierung verringert die Offenlegung direkter Kennungen, doch die automatische Erkennung kann sensible Angaben übersehen. Auch der Kontext kann eine Identifizierung ermöglichen, obwohl Namen ersetzt wurden. Stellen Sie vor der Übermittlung sicher, dass die externe Verarbeitung für den betreffenden Mandanten, Fall oder das Dokument zulässig ist.

Schritt 1: Anbieter auswählen und API-Schlüssel eingeben

Für die Nutzung des AI Chat benötigen Sie einen API-Schlüssel des jeweiligen Anbieters. Entsprechend der Anwendungskonfiguration wird der Schlüssel lokal auf Ihrem Gerät in config.json gespeichert.

1. Öffnen Sie AI Chat in Redactwizard Pro 2.
2. Klicken Sie in der unteren Symbolleiste auf das Zahnrad-Symbol , um das Fenster Chat Settings & API zu öffnen.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Ihren bevorzugten Anbieter aus:
   • OpenAI
   • Anthropic
   • Google Gemini
4. Geben Sie Ihren API-Schlüssel in das Passwortfeld ein.
5. Klicken Sie auf Save (Speichern).
6. Prüfen Sie anhand der Statusanzeige, ob der API-Schlüssel eingerichtet ist.

Sie können für unterstützte Anbieter separate API-Schlüssel konfigurieren. Beim Wechsel des Anbieters kann die Anwendung den zuvor für den jeweiligen Anbieter gespeicherten Schlüssel beibehalten.

Schritt 2: Modelle laden und Blacklist konfigurieren

Nach dem Speichern eines API-Schlüssels kann Redactwizard über die API des Anbieters die verfügbaren Modelle abrufen.

1. Klicken Sie auf Load Models (Modelle laden) oder lassen Sie die Liste nach dem Speichern automatisch laden.
2. Prüfen Sie die verfügbaren Modelle.
3. Wählen Sie das gewünschte Modell aus. Es kann anschließend auch im Schnellwahlmenü des Hauptfensters aktiv sein.
4. Pflegen Sie Ihre benutzerdefinierte Blacklist:
   • Die Blacklist befindet sich im unteren Bereich des Einstellungsfensters.
   • Tragen Sie interne Projektnamen, Aktenzeichen, spezielle Fachbegriffe oder Namen ein, die nicht an die Cloud übermittelt werden sollen, und klicken Sie auf Add Term (Begriff hinzufügen).
   • Bei der Pseudonymisierung sollen Blacklist-Begriffe bevorzugt behandelt und durch Platzhalter wie [BLACKLIST_1] ersetzt werden.
5. Klicken Sie auf Close (Schließen), um zur Chat-Oberfläche zurückzukehren.

39. AI Chat – Dokumente anhängen und Vorschau prüfen

Nur in Redactwizard Pro 2 verfügbar.

Sie können unterstützte Dokumente als Kontext für AI Chat bereitstellen. So lassen sich beispielsweise Verträge zusammenfassen, Vertragsklauseln vergleichen, Unstimmigkeiten analysieren oder Dokumente vorbereiten.

Schritt 3: Dokument anhängen

Klicken Sie links neben dem Eingabefeld auf das Plus-Symbol , um eine Datei auszuwählen.

Unterstützte Dateiformate sind unter anderem:

• PDF-Dokumente (.pdf) mit lesbarer Textebene
• Microsoft Word (.docx)
• OpenDocument-Formate (.odt, .ods, .odp)
• Reine Textdateien (.txt)

Vektor-PDFs und gescannte Dokumente

Die Textextraktion im AI Chat ist textbasiert. Digitale Vektor-PDFs mit auswählbarem Text werden vom Textextraktionsablauf unterstützt. Gescannte PDFs ohne Textebene enthalten keinen direkt extrahierbaren Text und können deshalb mit null Zeichen erkannt werden.

Wenn das Ausgangs-PDF nur gescannte Bilder enthält, führen Sie – sofern unterstützt – zunächst OCR in der Hauptanwendung aus und prüfen Sie den extrahierten Text, bevor Sie ihn als Chat-Kontext verwenden.

Dateinamen schützen

Aus Datenschutzgründen ist Redactwizard darauf ausgelegt, ursprüngliche Dateinamen nicht an die Cloud-API zu übertragen. Dateinamen können vertrauliche Mandanten- oder Fallinformationen enthalten. Stattdessen werden extrahierte Inhalte unter einer neutralen Überschrift wie --- Extracted Document Text --- bereitgestellt.

Schritt 4: Vor dem Senden pseudonymisieren und Vorschau prüfen

Vor der Übertragung an einen externen Anbieter können Sie die Pseudonymisierung anwenden und den Inhalt prüfen, der gesendet werden soll.

1. Geben Sie Ihre Frage oder Anweisung in das Textfeld ein.
2. Klicken Sie auf Pseudonymize (Pseudonymisieren).
3. Das lokale NER-Modell analysiert Ihre Eingabe und das angehängte Dokument.
4. Erkannte Namen, Unternehmen, Orte und andere unterstützte Entitäten werden durch Platzhalter wie [PER_1], [ORG_1] und [LOC_1] ersetzt.
5. Das Dokumentkennzeichen ändert sich und zeigt an, dass das Dokument pseudonymisiert wurde.
6. Klicken Sie auf dem Dokumentkennzeichen auf Preview (Vorschau).

Ein separates Vorschaufenster zeigt den extrahierten und pseudonymisierten Text an, der für die Cloud-Anfrage vorgesehen ist.

Vor der Übertragung prüfen

Kontrollieren Sie die gesamte Vorschau sorgfältig. Vergewissern Sie sich, dass Namen, Aktenzeichen, Kontaktdaten, vertrauliche Passagen und weitere identifizierende Informationen angemessen behandelt wurden. Die Pseudonymisierung garantiert nicht, dass alle sensiblen Details entfernt wurden.

Schritt 5: Übertragenen Kontext prüfen

Neben jeder gesendeten Benutzernachricht befindet sich ein Augen-Symbol , über das sich der übertragene Kontext prüfen lässt.

Klicken Sie neben einer gesendeten Nachricht auf das Symbol, um die Anfrage einzusehen:

Das Fenster kann Folgendes anzeigen:

1. System Instruction: Von Redactwizard bereitgestellte Anweisungen, einschließlich Hinweisen zum Umgang mit Platzhaltern.
2. Previous Conversation: Frühere Nachrichten der aktuellen Sitzung in der für die Übertragung vorbereiteten Form.
3. Current User Message: Ihre Anweisungen zusammen mit dem pseudonymisierten Dokumenttext.

Prüfen Sie diese Informationen, wenn Sie kontrollieren möchten, welche Inhalte an einen externen Anbieter gesendet wurden.

Die Cloud-KI antwortet in der Regel mit pseudonymisierten Platzhaltern, welche von Redactwizard durch die passenden Entitäten ersetzt werden.

40. AI Chat – Depseudonymisierung und Sicherheitsgrenzen

Nur in Redactwizard Pro 2 verfügbar.

Automatische Depseudonymisierung von Antworten

Nach der Antwort des Cloud-Modells können Platzhalter in der Antwort enthalten sein. Wenn die zugehörige Zuordnung verfügbar ist, ersetzt Redactwizard diese Platzhalter für die Anzeige lokal durch die ursprünglichen Begriffe.

Das Cloud-Modell könnte zum Beispiel Folgendes erhalten:

„Gemäß Abschnitt 4 haftet [PER_1] gegenüber [ORG_1] für Ansprüche innerhalb der Gerichtsbarkeit von [LOC_1] …“

Die lokale Anwendung kann die entsprechenden Namen im Ergebnis wieder einsetzen:

„Gemäß Abschnitt 4 haftet Dr. Robert Jenkins gegenüber Acme Corp für Ansprüche innerhalb der Gerichtsbarkeit von Berlin …“

Dieses Verfahren soll direkte Kennungen aus dem übertragenen Text heraushalten und zugleich eine lesbare Ausgabe lokal wiederherstellen. Die Wirksamkeit hängt von einer erfolgreichen Erkennung, einem konsistenten Umgang mit Platzhaltern und der Integrität der lokalen Zuordnung ab.

Die Zuordnungstabelle soll auf dem lokalen Computer verbleiben. Wenn die Anwendung eine Funktion zum Leeren des Chats bereitstellt, verwenden Sie diese, sobald eine Sitzung abgeschlossen ist. Beachten Sie jedoch, dass damit keine Daten gelöscht werden, die bereits an einen Cloud-Anbieter übertragen wurden oder anderweitig gespeichert sind.

1. Einschränkungen des lokalen NER-Modells

• Redactwizard verwendet ein lokal ausgeführtes, quantisiertes Transformer-Modell, das für die Inferenz auf der CPU ausgelegt ist.
• Das Modell kann ohne Cloud-Dienst und ohne dedizierte Grafikkarte arbeiten.
• Sehr seltene Nachnamen, Tippfehler, kleingeschriebene Namen, ungewöhnliche Abkürzungen und kontextabhängige Kennungen können der Erkennung entgehen.
• Kein kompaktes lokales Modell kann eine Erkennungsrate von 100 % garantieren.

Empfehlung

Klicken Sie vor dem Senden sensibler Inhalte immer auf Pseudonymize und prüfen Sie die vollständige Vorschau. Wurde eine wichtige Kennung nicht ersetzt, bearbeiten oder entfernen Sie sie manuell, bevor Sie die Anfrage übertragen.

2. Kontextuelle Re-Identifizierung und Quasi-Identifikatoren

Pseudonymisierung schützt direkte Kennungen wie Namen nur dann, wenn diese korrekt erkannt und ersetzt wurden. Ein Dokument kann die Identität einer Person weiterhin durch einzigartige Fakten, Berufsbezeichnungen, Daten, Orte, Beziehungen oder andere Kontextangaben offenlegen.

Zum Beispiel:

„[PER_1] ist der Vorsitzende des Smartphone-Herstellers, der 1976 in Cupertino gegründet wurde …“

Ein Sprachmodell kann möglicherweise auf die Identität der Person schließen, obwohl der Name selbst ersetzt wurde.

Empfehlung

Entfernen oder verallgemeinern Sie bei besonders sensiblen Vorgängen einzigartige Sachverhalte, bevor Sie den Text übertragen. Prüfen Sie neben direkten Kennungen auch die Kombination der enthaltenen Fakten.

3. Qualität des aus Vektor-PDFs extrahierten Textes

Die Qualität des extrahierten Textes hängt vom Ausgangs-PDF ab. Fehlerhaft erzeugte PDFs können zusammengefügte Wörter, fehlende Leerzeichen, falsche Zeichenkodierungen oder unvollständigen Text enthalten.

Empfehlung

Prüfen Sie die pseudonymisierte Vorschau sorgfältig. Ist der extrahierte Text unvollständig oder fehlerhaft, korrigieren Sie ihn manuell oder verwenden Sie vor dem Senden einen geeigneten OCR-Arbeitsablauf.

4. Die Blacklist als zusätzliche Schutzmaßnahme

Verwenden Sie die Blacklist für projektspezifische Codenamen, Aktenzeichen, interne Referenzen oder ungewöhnliche Begriffe, die das allgemeine NER-Modell möglicherweise nicht als vertraulich erkennt.

Empfehlung

Pflegen Sie die Blacklist für bekannte sensible Begriffe. Sie ersetzt jedoch nicht die Prüfung des endgültigen pseudonymisierten Textes.

Praktische Schritt-für-Schritt-Checkliste

1. Anbieter konfigurieren: Öffnen Sie die Einstellungen und geben Sie Ihren API-Schlüssel ein.
2. Dokument laden: Hängen Sie eine unterstützte PDF- oder DOCX-Datei an. Bei gescannten PDFs führen Sie bei Bedarf zuerst OCR in der Hauptanwendung aus.
3. Frage formulieren: Geben Sie Ihre Anweisungen in das Eingabefeld ein.
4. Pseudonymisieren: Klicken Sie vor dem Senden auf Pseudonymize.
5. Vorschau prüfen: Kontrollieren Sie den vollständigen pseudonymisierten Text.
6. Senden: Klicken Sie auf Send oder drücken Sie Strg + Eingabetaste.
7. Anfrage überprüfen: Klicken Sie bei Bedarf auf das Augen-Symbol , um den für die Übertragung vorbereiteten Kontext zu prüfen.
8. Sitzung leeren: Verwenden Sie die Lösch- oder Leeren-Funktion der Anwendung, wenn Unterhaltung und lokale Zuordnung nicht mehr benötigt werden. Beachten Sie, dass dadurch keine Informationen zurückgerufen oder gelöscht werden, die bereits an einen externen Anbieter übertragen wurden.

Clio-Integration

41. Clio-Integration

Die Clio-Integration kann Vorgänge und Dokumente aus einer verbundenen Clio-Umgebung abrufen und in Redactwizard öffnen.

Wählen Sie nach der Autorisierung die entsprechende Umgebung aus, suchen Sie nach einem Vorgang (Matter) und wählen Sie das benötigte Dokument aus.

Empfehlung

Nutzen Sie die Integration für wiederkehrende Clio-Arbeitsabläufe, um die manuelle Dateisuche zu reduzieren. Prüfen Sie vor der Verarbeitung, ob der richtige Vorgang und das richtige Dokument ausgewählt wurden.

42. Clio – Regionen und Authentifizierung

Die Clio-Authentifizierung verwendet OAuth 2.0 über den externen Webbrowser. Redactwizard erhält bei diesem Anmeldeverfahren nicht Ihr Clio-Passwort. Nach der Autorisierung kann die Anwendung auf die Daten zugreifen, die von der verbundenen Clio-Umgebung bereitgestellt werden.

Wählen Sie die Region aus, die Ihrer Clio-Umgebung entspricht, beispielsweise Europa, die Vereinigten Staaten oder Kanada, sofern verfügbar.

Empfehlung

Prüfen Sie die Region vor der Anmeldung und vergewissern Sie sich anschließend, dass die erwarteten Vorgänge und Dokumente angezeigt werden.

Archiv und Papierkorb

43. PDF-Archiv

Das interne Archiv ermöglicht die optionale lokale Speicherung von PDF-Dokumenten. Redactwizard verwendet für die Archivverwaltung eine lokale Datenbank. Neben der portablen Anwendung wird ein Verzeichnis pdf_archive angelegt, das die Archivdatenbank und zugehöriges Schlüsselmaterial enthält.

Die Archivierung ist optional und erzeugt eine zusätzliche lokale Kopie des Dokuments.

Empfehlung

Archivieren Sie nur Dokumente, für die eine zusätzliche Kopie benötigt wird. Berücksichtigen Sie die Archivdaten bei Sicherungen und bei der Vergabe von Zugriffsrechten.

44. Archivierte Dokumente anzeigen und exportieren

Archivierte PDFs können im Archiv verwaltet werden. Dort werden möglicherweise Informationen wie Dateiname, Erstellungsdatum und Dateigröße angezeigt. Sie können Dokumente an einen Speicherort Ihrer Wahl exportieren.

Empfehlung

Prüfen Sie den Exportordner und öffnen Sie die exportierte Datei, bevor Sie sie übertragen oder weitergeben.

45. Papierkorb des PDF-Archivs

Wenn ein Dokument aus dem Archiv gelöscht wird, wird es zunächst in den internen Papierkorb verschoben. Archivierte Objekte können von dort wiederhergestellt werden. Alternativ können Sie den Papierkorb leeren, um die gespeicherten Archivobjekte dauerhaft aus dem Anwendungsarchiv zu entfernen.

Empfehlung

Leeren Sie den Papierkorb erst, nachdem Sie sich vergewissert haben, dass die archivierten Objekte nicht mehr benötigt werden. Dieser Vorgang ersetzt nicht die Verwaltung anderer Kopien oder Sicherungen derselben Dateien.

Zeiterfassung

46. Abrechnungstimer

Der Abrechnungstimer erfasst die für Dokumentarbeiten aufgewendete Zeit. Er kann laufen, während Sie Dokumente prüfen, Schwärzungen vornehmen oder andere Verarbeitungsschritte ausführen – unabhängig vom aktiven Arbeitsbereich.

Empfehlung

Starten Sie den Timer zu Beginn der abrechenbaren Tätigkeit und stoppen Sie ihn, sobald die entsprechende Arbeit abgeschlossen ist. Prüfen Sie die erfasste Zeit, bevor Sie sie für eine Abrechnung verwenden.

Regeln, Zugriff und Einstellungen

47. Regeln verwalten

Im Bereich Regeln verwalten Sie gemeinsame Begriffe und Anwendungsregeln, darunter Einträge für Blacklist und Whitelist. Diese Regeln können dabei helfen, die Verarbeitung wiederkehrender Dokumenttypen einheitlich zu gestalten.

Empfehlung

Prüfen Sie die Regeln regelmäßig und entfernen Sie Einträge, die nicht mehr relevant sind. Eine Regel, die für einen Mandanten oder Dokumenttyp sinnvoll ist, kann in einem anderen Kontext falsch positive Treffer oder übersehene Schwärzungen verursachen.

48. PIN-Schutz

Redactwizard kann eine vierstellige PIN als zusätzliche Ebene der lokalen Zugriffskontrolle verwenden. Die PIN ersetzt weder Windows-Benutzerkonten noch Dateiberechtigungen oder die Gerätesicherheit.

Empfehlung

Ziehen Sie den PIN-Schutz auf gemeinsam genutzten oder unbeaufsichtigten Arbeitsstationen in Betracht. Sichern Sie zusätzlich das Windows-Konto und die Anwendungsdaten.

49. Lizenz- und Demomodus

Redactwizard kann zur Evaluierung im Demomodus gestartet werden. Ein gültiger Lizenzschlüssel schaltet die Funktionen der lizenzierten Produktedition frei. Der Funktionsumfang kann sich zwischen Redactwizard Legal 2 und Redactwizard Pro 2 unterscheiden.

Empfehlung

Prüfen Sie vor der produktiven Verwendung den Lizenzstatus und vergewissern Sie sich, dass die aktive Edition alle benötigten Funktionen enthält.

50. Anwendungseinstellungen

Im Bereich „Einstellungen“ wird das Verhalten der Anwendung konfiguriert. Je nach Edition stehen unter anderem folgende Einstellungen zur Verfügung:

• Sprache der Benutzeroberfläche und Farbschema
• Lizenz- und Zugriffseinstellungen
• Aktivierung der KI-Modelle und Parameter für die Erkennung personenbezogener Informationen
• Einstellungen für die OCR-Bildverarbeitung und Verarbeitungsgeschwindigkeit
• PDF-Rasterung und Verarbeitung von Vektor- und Rasterinhalten
• JPEG-Qualität und CCITT-G4-Ausgabe
• Präfix für Bates-Nummerierungen
• Weitere Anwendungsoptionen

Speichere Änderungen über die dafür vorgesehene Funktion Speichern. Änderungen werden möglicherweise erst nach dem Speichern wirksam.

KI-Modelleinstellungen

Hier legst du fest, welche lokalen Named-Entity-Recognition-Modelle (NER) zur Erkennung von Entitäten aktiv sind. Welche Modelle und Labels zur Verfügung stehen, hängt von der jeweiligen Produkt-Edition ab. Aktualisiere nach Änderungen an der Modellaktivierung die Liste der KI-Filter über das Symbol Neu laden.

Die Lizenzinformationen und Hinweise zur Namensnennung der Modelle werden mit den jeweiligen Modellkomponenten bereitgestellt. Maßgeblich sind die Lizenzbedingungen und die Modelldokumentation deiner verwendeten Version.

Maximale Token pro Textabschnitt

Diese Einstellung legt fest, wie viele Tokens maximal in einem einzelnen NER-Textabschnitt verarbeitet werden. Werden Entitäten an Abschnittsgrenzen abgeschnitten oder dort möglicherweise übersehen, kann eine kleinere Abschnittsgröße helfen.

Kleinere Abschnitte können die Verarbeitungszeit erhöhen und die Verarbeitungseffizienz beeinflussen. Teste Änderungen zunächst anhand repräsentativer Dokumente, bevor du größere Dokumentbestände verarbeitest.

Mindestkonfidenz

Der Mindestwert legt fest, ab welcher Konfidenz eine erkannte Entität berücksichtigt wird. Ein niedrigerer Wert kann mehr mögliche Treffer liefern, zugleich aber auch mehr Fehlalarme verursachen. Ein höherer Wert kann Fehlalarme reduzieren, gleichzeitig jedoch dazu führen, dass sensible Informationen unerkannt bleiben.

Empfehlung

Ändere diesen Wert mit Bedacht und überprüfe die Ergebnisse nach jeder Anpassung anhand von Beispieldokumenten. Wähle den Schwellenwert nicht ausschließlich anhand der Verarbeitungsgeschwindigkeit oder der Anzahl markierter Stellen.

CPU-Threads für NER

Diese Einstellung legt fest, wie viele CPU-Threads für die NER-Verarbeitung zur Verfügung stehen. Die Leistung hängt unter anderem vom Prozessor, vom Modell, von der Arbeitslast und von weiteren gleichzeitig laufenden Anwendungen ab. Eine höhere Thread-Anzahl führt nicht zwangsläufig zu einer proportionalen Geschwindigkeitssteigerung.

OCR-Einstellungen

Redactwizard verwendet eine lokale OCR-Engine mit Tensor-Modellen zur Texterkennung und Textinhaltsanalyse. Die OCR kann Textbereiche in Seitenbildern erkennen und versuchen, deren Inhalt auszulesen. Das Modell ist bedingt für die Erkennung von Unterschriften geeignet. Die Modelle werden lokal geladen. Für diesen OCR-Ablauf ist kein cloudbasierter OCR-Dienst erforderlich.

Die folgenden Einstellungen beeinflussen die Bildauflösung, die von der OCR verarbeitet wird, und die Anzahl der CPU-Threads für die OCR-Inferenz.

Maximale Bildkante für OCR

Diese Einstellung legt die maximale Länge der längsten Bildkante in Pixeln fest, die bei der OCR verarbeitet wird. Überschreitet das Originalbild diesen Wert, wird es vor der Texterkennung proportional verkleinert. Bilder, die bereits innerhalb des Grenzwerts liegen, werden nicht vergrößert.

Ein niedrigerer Wert kann die Verarbeitungszeit und den Speicherbedarf reduzieren, insbesondere bei großen gescannten Seiten. Durch das Verkleinern können jedoch feine Details verloren gehen. Kleine, kontrastarme oder schwach gedruckte Zeichen lassen sich dadurch möglicherweise schlechter erkennen.

Ein höherer Wert erhält mehr Bilddetails und kann die Erkennung kleiner Texte verbessern. Gleichzeitig können die Verarbeitungszeit und der Speicherbedarf steigen.

Der Standardwert beträgt 1.000 Pixel. Teste unterschiedliche Einstellungen mit repräsentativen Dokumenten, um ein geeignetes Verhältnis zwischen Geschwindigkeit und Erkennungsqualität zu finden.

Empfehlung

Wenn du Dokumente verarbeitest, die handschriftliche Notizen, Annotationen oder Unterschriften enthalten, empfehlen wir, die maximale Kantenlänge zu erhöhen (z. B. auf 1.500 oder 2.000 Pixel). Handschrift basiert auf feinen Linien, variablem Druck und filigranen Zeichenstrichen, die beim Herunterskalieren von Bildern leicht verloren gehen oder verschwimmen können. Eine größere Kantenlänge bewahrt diese kritischen visuellen Details und verbessert die OCR-Erkennung sowie die nachgelagerte PII-Erkennungsgenauigkeit für handschriftlichen Text erheblich, allerdings auf Kosten einer moderat höheren Verarbeitungszeit und eines höheren Speicherverbrauchs.

CPU-Threads für OCR

Diese Einstellung legt fest, wie viele CPU-Threads der OCR-Inferenz zur Verfügung stehen. Der Standardwert orientiert sich an der Anzahl der vom System gemeldeten logischen Prozessoren.

Eine höhere Thread-Anzahl kann auf geeigneter Hardware die Verarbeitung beschleunigen. Der tatsächliche Nutzen hängt jedoch vom Prozessor, von der Bildgröße, von der Modellverarbeitung und von gleichzeitig laufenden Anwendungen ab. Mehr Threads garantieren keine schnellere OCR und können die CPU-Konkurrenz mit anderen Anwendungen erhöhen.

Die OCR-Thread-Einstellung ist von der Einstellung CPU-Threads für NER getrennt. Passe beide Werte unabhängig voneinander an und vergleiche die Ergebnisse anhand geeigneter Testdokumente.

Einschränkungen der OCR

Die OCR dient der Erkennung und Auslesung von Text. Die Ergebnisse hängen unter anderem von Bildqualität, Auflösung, Kontrast, Schriftgröße, Ausrichtung und Handschrift ab.

Die OCR ist kein speziell entwickeltes System zur Unterschriftenerkennung. Eine Unterschrift kann erfasst werden, wenn ihre Striche textähnlichen Strukturen entsprechen. Unterschriften und andere ungewöhnliche handschriftliche Markierungen können jedoch übersehen oder falsch erkannt werden. Verlasse dich deshalb nicht allein auf die OCR, um sämtliche Unterschriften oder andere nichttextuelle Elemente mit möglicherweise sensiblen Informationen zu finden.

Überprüfe die von der OCR erzeugten Schwärzungsvorschläge vor der Erstellung des endgültigen Dokuments. Dies gilt insbesondere für gescannte Seiten sowie für Dokumente mit kleiner, blasser, handschriftlicher oder überlagerter Schrift.

PDF-Einstellungen

JPEG-Qualität

Legt die JPEG-Qualität fest, die bei der Erzeugung rasterisierter PDF-Inhalte verwendet wird. Eine höhere Qualität bewahrt in der Regel mehr Bilddetails, kann aber die Dateigröße erhöhen. Eine niedrigere Qualität kann die Dateigröße reduzieren, zugleich jedoch kleine Schrift und feine Details schlechter erkennbar machen.

Vektor-PDFs immer rasterisieren

Ist diese Option aktiviert, werden Vektor-PDFs für die Ausgabe in Seitenbilder umgewandelt. Ist sie deaktiviert, kann die Anwendung bei unterstützten PDFs und Verarbeitungsvorgängen die native Vektorverarbeitung verwenden.

In bestimmten Situationen kann ein schwarzer Bereich Text lediglich optisch verdecken, ohne das zugrunde liegende Textobjekt zu entfernen. Ein Dokument, das geschwärzt aussieht, ist deshalb allein noch kein Beweis für eine sichere Entfernung der Informationen.

PDF-Dateien unterscheiden sich in ihrem Aufbau. Eine zuverlässige native Vektorverarbeitung kann daher nicht für jede Datei garantiert werden. Überprüfe das gespeicherte Dokument unabhängig von der gewählten Methode sorgfältig.

• Redactwizard Legal 2: Die Rasterausgabe ist als Standardausgabemethode festgelegt.
• Redactwizard Pro 2: Die Rasterausgabe kann über die entsprechende Einstellung aktiviert oder deaktiviert werden.

CCITT G4 für schwarz-weiße Rasterausgabe

CCITT G4 kann die Dateigröße monochromer Seitenbilder reduzieren. Das Verfahren verwendet eine 1-Bit-Schwarz-Weiß-Darstellung. Farbinformationen und Graustufen bleiben daher nicht erhalten und können in Schwarz-Weiß umgewandelt werden.

Bates-Nummerierung

Die Bates-Nummerierung dient dazu, Seiten in juristischen und anderen dokumentenbasierten Arbeitsabläufen eindeutig zu kennzeichnen und zu organisieren.

Präfix

Das Präfix wird der fortlaufenden Nummerierung vorangestellt, beispielsweise LAW-0001. Wähle ein Präfix, das den jeweiligen Fall, das Projekt oder den Dokumentbestand eindeutig kennzeichnet, und verwende die Nummerierung durchgängig einheitlich.

Zugriffsschutz

Überprüfe die verfügbaren Zugriffsschutzeinstellungen vor dem Speichern. Der anwendungsinterne Zugriffsschutz ersetzt weder die Sicherheit von Windows-Benutzerkonten noch Dateisystemberechtigungen oder ein angemessenes Sicherungs- und Aufbewahrungskonzept.

51. Sprache und Farb-Themes

Die Oberfläche lässt sich dynamisch zwischen Deutsch und Englisch umschalten. Es stehen vier Farbdesigns zur Verfügung:

• Light
• Dark

Das ausgewählte Theme wird auf die Oberfläche angewendet. Auch die Farben der KI-Bezeichnungen richten sich nach dem aktiven Theme.

Empfehlung

Wählen Sie ein Theme mit ausreichendem Kontrast für längere Arbeitssitzungen. Ein Wechsel des Oberflächendesigns verändert weder die KI-Verarbeitung noch den Inhalt eines PDF-Exports.

Abschluss und Endkontrolle

52. Speichern und Originaldatei aufbewahren

Beim Speichern wird eine Ausgabedatei erstellt. Bewahren Sie das Originaldokument als unveränderte Quelle getrennt von der verarbeiteten Datei auf. Bei PDFs werden Schwärzungen und andere Bearbeitungen beim Speichern oder Export entsprechend dem gewählten Ausgabeverfahren angewendet.

Empfehlung

Verwenden Sie eine klare Namenskonvention für Ausgabedateien und prüfen Sie den Zielpfad vor dem Speichern, damit das Original nicht versehentlich überschrieben oder weitergegeben wird.

53. Sichere Schwärzung und abschließende Überprüfung

Ein schwarzes Rechteck über einem Text entfernt den zugrunde liegenden Inhalt nicht zwangsläufig. Je nachdem, wie ein PDF erstellt und gespeichert wurde, kann der Text weiterhin auswählbar, durchsuchbar oder auf andere Weise wiederherstellbar sein. Sowohl das Ausgabeverfahren als auch die Struktur des Quelldokuments sind entscheidend.

Redactwizard verwendet die Rasterausgabe oder eine unterstützte Vektorverarbeitung – abhängig von der aktiven Edition und den Einstellungen. Bei der Rasterausgabe werden sichtbare Seitenänderungen in gerenderte Seitenbilder eingebettet. Trotzdem muss die gesamte Ausgabedatei überprüft werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass Metadaten, Anhänge oder andere Inhalte außerhalb der Seiten entfernt wurden, sofern diese Elemente nicht gesondert geprüft wurden.

Checkliste für die Endkontrolle

Prüfen Sie vor der Weitergabe eines sensiblen Dokuments, ob:

• alle vertraulichen Textpassagen entfernt oder ordnungsgemäß unkenntlich gemacht wurden;
• Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen, Bildunterschriften und Fußnoten überprüft wurden;
• Kommentare, Änderungen nachverfolgen, Anhänge, Metadaten und weitere zusätzliche Inhalte bei Bedarf berücksichtigt wurden;
• Seitenzahl und Seitenreihenfolge korrekt sind;
• OCR-basierte Dokumente visuell geprüft wurden, einschließlich Kleingedrucktem und handschriftlicher Inhalte;
• Layout, Tabellen, Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenumbrüche in Office-Dokumenten korrekt sind;
• sich die erzeugte Datei in einem unabhängigen Viewer oder einer kompatiblen Anwendung korrekt öffnen lässt;
• kein Original oder keine unbearbeitete Version versehentlich im Freigabepaket enthalten ist.

Bei besonders sensiblen Dokumenten sollten Sie jede Seite vollständig überprüfen, statt sich auf Stichproben oder einen erfolgreichen Speichervorgang zu verlassen.

Empfehlung

Öffnen Sie die endgültige Ausgabe außerhalb von Redactwizard und führen Sie vor der Weitergabe oder Veröffentlichung eine unabhängige Prüfung durch.

Empfohlener Arbeitsablauf

Verwenden Sie für eine typische PDF-Schwärzung die folgende Reihenfolge:

1. Dokument öffnen. Prüfen Sie Dateityp, Seitenzahl und sichtbare Struktur.
2. Erkennungsmethode auswählen. Verwenden Sie die manuelle Bearbeitung, Assist, Auto oder eine Kombination.
3. KI-Filter prüfen. Aktivieren Sie die für die Aufgabe relevanten Entitätsklassen.
4. Erkannte Treffer prüfen. Kontrollieren Sie die KI-Ergebnisse und ergänzen Sie fehlende Bereiche manuell.
5. Wiederkehrende Regeln anwenden. Verwenden Sie bei Bedarf Blacklist- und Whitelist-Einträge.
6. Ausgabeverfahren auswählen. Prüfen Sie die Vektor-/Rastereinstellungen, sofern verfügbar. CCITT G4 kann die Dateigröße bei Schwarzweißseiten verringern.
7. In eine separate Ausgabedatei speichern. Bewahren Sie das unveränderte Original auf.
8. Ausgabe unabhängig überprüfen. Öffnen Sie das Dokument in einem externen PDF-Viewer und prüfen Sie die vollständige Datei.
9. Erst nach der Prüfung freigeben. Stellen Sie sicher, dass die richtige Ausgabedatei weitergegeben wird.

Wenn Sie Versionen vergleichen möchten, statt ein Dokument zu schwärzen, öffnen Sie Document Diff, wählen Sie „Text ↔ Text“, „Dokument ↔ Dokument“ oder den Vergleich eines Dokuments mit mehreren Dokumenten und prüfen Sie jeden gemeldeten Unterschied anhand der Quelldateien.

Empfehlung

Kombinieren Sie bei wichtigen Dokumenten die automatische Erkennung mit einer manuellen Prüfung, geeigneten Ausgabeeinstellungen und einer unabhängigen Endkontrolle.

Funktionsübersicht

Wichtiger Nutzungshinweis

Redactwizard unterstützt Sie dabei, vertrauliche Informationen zu erkennen und zu entfernen. Die automatische Erkennung kann unvollständig sein, auch wenn die gesamte Verarbeitung lokal erfolgt. Dies ist insbesondere bei ungewöhnlichen Dokumenten, OCR-Ergebnissen, Tabellen, Grafiken, komplexen Office-Dateien und atypischen Schreibweisen relevant.

Document Diff vergleicht extrahierten Text. Das Werkzeug führt keine semantische Prüfung durch und garantiert nicht, dass alle visuellen oder strukturellen Änderungen erkannt werden. Sowohl KI-Erkennung als auch Dokumentvergleich sind als Hilfsmittel für die manuelle Prüfung zu verstehen.

Redactwizard ersetzt nicht die menschliche Prüfung des endgültigen Dokuments. Bei wichtigen oder sensiblen Dokumenten sollte eine verantwortliche Person die vollständige Ausgabe prüfen, bevor sie freigegeben wird.