Dokumentation

Über

Diese Dokumentation beschreibt die Hauptfunktionen, Workflows und Konfigurationsoptionen von Redactwizard. Redactwizard ist eine Einzelplatz-Anwendung für Windows 10/11. Es ist ein Unterstützungswerkzeug und ersetzt keine fachliche Auditierung der Ergebnisse durch den Nutzer selbst. Die Software konzentriert sich auf sichere Dokumentenverarbeitung, Schwärzungs- und Pseudonymisierungs-Workflows.

Neue Funktionen & Interface-Einblicke (v1.0.2)

In Version 1.0.2 wurden erweiterte Benutzeroberflächen, optimierte Verarbeitungs-Workflows und visuelle Detailverbesserungen integriert. Nachfolgend findest du die interaktive Screenshot-Übersicht aller neuen Funktionen.

v1.0.2

Installation

Lade die neueste Version herunter und führe den Installer aus. Es wird für die Installation keine Internetverbindung benötigt; nur für die Lizenzaktivierung ist eine kurzfristige Internetverbindung erforderlich, sofern du nicht die Offline-Validierung wählst.

redactwiz.exe

Alternativ doppelklicke auf die Installationsdatei.

Windows MSI Installer
Windows NSIS Installer

Windows Schutzbildschirm 1 — **Schritt 1:** Nach dem Start der Installation erscheint der blaue Windows-Schutzbildschirm. Klicke bitte auf den Link „Weitere Informationen“.

Windows Schutzbildschirm 2 — **Schritt 2:** Nun erscheint der Button „Trotzdem ausführen“ unten rechts. Klicke darauf, um die Installation fortzusetzen.

Screenshot 41 — **Schritt 3:** Folge den Anweisungen des Installations-Assistenten.

Lizenzaktivierung

Aktiviere die Software mit deinem Lizenzschlüssel.

Einstellungen → Lizenz → Aktivieren

Screenshot 55 — Kopiere den Lizenzschlüssel aus der E-Mail; er befindet sich über dem ESD-Link.

Online-Aktivierung

Screenshot 58 — Füge den Lizenzschlüssel in das Feld ein. Aktiviere die Software mit deinem Lizenzschlüssel. Hierfür muss eine Internetverbindung bestehen, bis die Anwendung aktiviert ist.

Screenshot 52 — Die Anwendung ist aktiviert. Du kannst mit dem Lizenzschlüssel die Anwendung jederzeit erneut aktivieren, solange die Installation bestehen bleibt.

Offline-Aktivierung (Air-Gapped Umgebungen)

Screenshot 56 — Deaktiviere mit dem Schalter die Online-Aktivierung. Sobald du den Lizenzschlüssel eingibst, wird der Token generiert, der an deinen Desktoprechner gebunden ist. Diesen kopierst du mit dem Icon. Klicke danach auf den Link https://redactwizard.com/activate

Screenshot 54 — In der Webseitenmaske fügst du den kopierten Aktivierungs-Token ein.

Screenshot 59 — Klicke auf „Aktivieren“, um den Aktivierungscode zu generieren. Jeder Aktivierungscode ist jeweils für einen Seat (Arbeitsplatz) bestimmt.

Screenshot 53 — Kopiere mit dem Icon den Aktivierungscode.

Screenshot 57 — Füge den Aktivierungscode in der Maske der Anwendung ein und aktiviere die Software.

Schnellstart

Screenshot 1 — **1. Einzel-Beleg-Modus:** Wechsle in den Einzel-Beleg-Modus.

Screenshot 2 — **2. Dokument importieren:** Importiere deine PDF- oder Textdateien.

Screenshot 3 — **3. Schwärzungs-Modus wählen:** Wähle **Schwärzen** aus der Auswahlliste.

Screenshot 4 — **4. Analyse starten:** Starte die Verarbeitung. Das System erkennt automatisch sensible Inhalte.

Screenshot 7 — **5. Exportieren:** Speichere das bearbeitete Dokument mit der Export-Funktion.

Schwärzen

Entfernt oder verbirgt sensible Informationen dauerhaft.

Automatische Erkennung
Manuelle Auswahl
Unterstützung für mehrere Seiten

Screenshot 5 — Wähle die Vergleichsregisterkarte, um den geschwärzten Text mit dem Original zu vergleichen.

Screenshot 10 — Du kannst die Länge der Balken in den Schnell-Einstellungen konfigurieren. **Für den PDF-Export gilt Folgendes:** Im PDF-Modus wird der Canvas mit schwarzen Balken überzeichnet. Du kannst hierbei auswählen, ob der Text neu generiert werden soll (dann ist dieser ohne OCR nutzbar in anderen Anwendungen) oder strukturerhaltend der Canvas neu gezeichnet werden soll. Bei einer Neuzeichnung kann das Dokument nur mittels OCR-Erkennung in Folge-Anwendungen importiert werden. Für Ausdrucke, Weitergaben oder Einreichungen z. B. beim Gericht ist die strukturerhaltende Canvas-Neuzeichnung die bevorzugte Wahl.

Pseudonymisierung

Ersetzt persönliche Daten durch konsistente Platzhalter.

Max Mustermann wird zu PER_f4eb16e6

Screenshot 11 — Wähle im Dropdown-Menü den Pseudonymisierungsmodus. Öffne die Schnell-Einstellungen und wähle deine bevorzugte Maskierung (Memo-Label, UUID4-Hashes, Numerisch).

Screenshot 12 — Klicke auf `Starten` und lass die KI deinen Text maskieren.

Screenshot 6 — Nach der Verarbeitung kannst du die Statistiken prüfen. Beim Export werden immer zwei Dokumente generiert: der pseudonymisierte Text und die JSON-Mapping-Datei mit den Entitäten-Schlüssel-Paaren.

PDF-Einstellungen

Du kannst gescannte PDFs über die OCR-Option importieren. Windows Native OCR ist standardmäßig aktiviert, kann jedoch deaktiviert werden zugunsten Tesseract OCR. Beachte jedoch, dass die OCR-Erkennung auf lokal ausgeführten, quantisierten Tesseract-Modellen basiert. Die Erkennungsrate hängt stark von der Bildqualität, der Ausrichtung (Rotation) und der Komplexität des Quellmaterials ab. Der Import handschriftlicher Dokumente ist daher nicht zu empfehlen.

Um die PDF-Struktur beizubehalten, aktiviere die Option PDF-Struktur erhalten. Dies sorgt dafür, dass die Struktur auch bei geschwärzten oder pseudonymisierten Dokumenten vollständig erhalten bleibt. Sollte es sich bei der Vorlage um ein Dokument mit bereits kopierbarem Text handeln, ist für eine Weiterverarbeitung nach dem Export ein OCR-Import erforderlich. Für den Ausdruck oder die Weitergabe – beispielsweise an das Gericht oder an Kunden – ist diese Einschränkung jedoch in der Regel irrelevant.

Bates-Nummerierung: Fügt auditsichere Identifikatoren für eine rechtssichere Indizierung hinzu. Bestehend aus Präfix und fortlaufendem Zähler mit Füllnullen, ist jede Seite eindeutig referenzierbar.

Screenshot 87 — Aktiviere den strukturerhaltenden PDF-Modus.

Stapelmodus

Verarbeite automatisch mehrere Dokumente.

/input → Analyse → Export → /output

Screenshot 28 — Der Stapelmodus kann bis zu 30 Dokumente im Ordner aufnehmen und in einem Durchlauf verarbeiten.

Screenshot 27 — Mit der „Hot Folder“-Funktion startet die Verarbeitung sofort, nachdem ein Dokument in den Ordner gelegt wurde. Ideal für Ad-hoc-Maskierungen. Aktiviere hierzu den Schalter links vom Start-Button.

Screenshot 29 — Das Ergebnis liegt als ZIP-Archiv vor.

Diff-Prüfung

Dies ist eine kostenlos kuratierte Funktion zum Vergleich beliebiger (Vertrags-)Dokumente. Nicht nur Anonymisierung oder Pseudonymisierung machen Dokumentvergleiche notwendig – auch Revisionen, Preisabgleiche, Angebotsvergleiche, Klageeinreichungen, Erwiderungen und viele weitere Geschäftsvorgänge. Der Abgleich ist damit ein unverzichtbarer Bestandteil des Geschäftsalltags. Ohne Zugriff auf Cloud-Dienste oder externe Serviceanbieter erfolgt der Vergleich zu 100 % lokal auf deinem Desktoprechner. Ein 1:1-Abgleich ist möglich; im Stapelmodus kannst du ein Dokument gegen mehrere Revisionen vergleichen. Ad-hoc-Vergleiche gelingen schnell mit der Text-Editormaske. Hier fügst du einfach zwei Texte zum Vergleich in die Editor-Textmaske ein.

Prüfungen

Textänderungen
Entfernte Inhalte
Formatierungsunterschiede

Screenshot 84 — Nutze für schnelle Vergleiche den Text-Editor. Copy & Paste - Vergleich starten - Ergebnis. Screenshot ist in französisch.

Screenshot 33 — Du kannst jeweils ein Dokument 1:1 oder 1:N vergleichen (Original gegen N Dokumente). Das Ergebnis kannst du in die Zwischenablage kopieren.

Depseudonymisierung

Stelle ursprüngliche Werte mit der passenden JSON-Map (UUID4 oder numerische Zuordnungen) wieder her.

Jede JSON-Map hat einen Hash-Code im Dateinamen, der mit dem Dateinamen der zu depseudonymisierenden Datei übereinstimmen muss.

{
    "20458731": "<pii_0c6a1f9f>",
    "Lara Hoffmann": "<per_a34a20f2>",
    "12.04.1991": "<pii_f384f897>",
    "Lindenweg 27, 28357 Bremen": "<loc_4f7f76d2>",
    "lara.hoffmann91@mailbeispiel": "<pii_5a89d128>",
    "+49 176 45291873": "<pii_64202355>",
    "Frau Hoffmann": "<cus_d36a46ac>",
    "03.01.2026": "<regex_7601c24a>",
    "Rechnung": "<org_08f211f9>"
}

Kontextabhängig können exotische Bezeichnungen auch als Organisationen oder Personen markiert werden. Es handelt sich um eine Mehrdeutigkeitsauflösung, da NLPs bias-sensitiv sind. Bei sehr exotischen Bezeichnungen setzt die entitäten-agnostische Maskierung an, was zu einer false-positive-toleranten Maskierung führt.

Screenshot 30 — Füge die JSON-Map und das passende Dokument in die Maske ein.

Screenshot 31 — Du kannst die JSON-Map vorher nochmals validieren, um den Inhalt und die Zuordnung zu prüfen.

Screenshot 32 — Wenn du deinen kompletten Ordner depseudonymisieren möchtest, nutze den Stapelmodus. Hier kannst du einfach alle Dokument-JSON-Paare per Drag-and-Drop in die Maske einfügen.

PDF-Editor

Integrierter PDF-Editor für manuelle Schwärzungen und sichere Anonymisierung. Die KI hat den Vorteil, Dokumente mit hoher Geschwindigkeit zu verarbeiten, aber sie ist nicht unfehlbar. Die beste „KI“ bleibt immer noch der Mensch. Der PDF-Editor ist ideal für Ad-hoc-Schwärzungen und als kuratierte Zusatzfunktion ein integraler Bestandteil der Anonymisierungssoftware – vom Solo-Anwalt bis zum kleineren KMU.

Werkzeuge

Links im Panel befinden sich ein Stift, ein Radiergummi und ein Dreh-Quadrat.

Stift: Schwärzt rechteckige Bereiche im Dokument
Radiergummi: Mit dem Stift gezeichnete Bereiche löschen
Dreh-Quadrat: PDF-Dokument um 90 Grad im Uhrzeigersinn drehen.

Screenshot 42 — Importiere eine PDF-Datei. Es werden nur PDF-Dateien unterstützt (der Screenshot ist auf Spanisch).

Screenshot 43 — Nutze den Stift (STRG+D), um die Rechnungsadresse einzuschwärzen.

Screenshot 44 — Nutze den Radiergummi (STRG+E), um das schwarze Rechteck wieder zu löschen. Einfach mit dem Radiergummi auf den Bereich klicken, der entfernt werden soll.

Screenshot 45 — Du kannst den geschwärzten Bereich für deine Unterlagen auditieren und mit Bemerkungen versehen.

Screenshot 46 — Mit der Suchfunktion kannst du gezielt nach Entitäten suchen, die radiert werden sollen. Beachte bitte, dass nur PDFs mit durchsuchbarem Textinhalt diese Funktion unterstützen. Sobald du das Wort suchst, erhältst du eine Meldung über die Anzahl der gefundenen Treffer im Dokument (der Screenshot ist auf Englisch).

Screenshot 47 — Mit den Caret-Pfeilen navigierst du bequem durch alle gefundenen Treffer.

Screenshot 48 — Mit der Propagations-Funktion kannst du Bereiche im Dokument, die auf jeder Seite an derselben Position geschwärzt werden sollen (z. B. Aktenzeichen, Adressen usw.), einmalig markieren und anschließend automatisch auf alle anderen Seiten übertragen lassen – wie bei einem digitalen Durchschlag. Markiere den Bereich hierfür auf dem Dokument. Das gilt für alle markierten Bereiche im Dokument. In diesem Beispiel sind es drei Rechtecke (Schwarz, Rot, Blau).

Screenshot 50 — Klicke auf den `Propagation`-Button. Alle Seiten im Dokument haben nun an der gleichen Stelle den geschwärzten Bereich.

Screenshot 49 — Mehrseitige PDF-Dokumente können beim Export eine **immense Dateigröße** erreichen. Dies gilt insbesondere für PDF-Dateien mit **Illustrationen, Diagrammen und Grafiken**. Du kannst die Größe der Datei reduzieren, indem du die **PDF-(JPEG)-Qualität** und die **Exportauflösung** verringerst. Eine weitaus effektivere Methode – und ausdrücklich empfohlen – ist die Nutzung der **binären S/W-Exportfunktion**. Hierbei wird der PDF-Canvas in ein **1-Bit-Farbdokument** mit nur zwei Farbstufen (Schwarz und Weiß) abgeflacht. Die Dokumentgröße reduziert sich dadurch um etwa **70–80 %** gegenüber Farb-Dokumenten.
Beachte jedoch, dass dies ein **sehr rechenintensiver Prozess** ist und bei größeren Dokumenten je nach Rechnerleistung mehrere Minuten dauern kann.

Screenshot 69 — Illustrationen können hierbei an **Detailtiefe** verlieren. Sofern dies für die Redaktion keine Relevanz hat, ist diese Methode dennoch zu empfehlen, um die **Dateigröße gering** zu halten und das Dokument druckfreundlich für monochrome Laserdrucker zu machen.

Screenshot 51 — Wenn du bist fertig, kannst du das Dokument speichern. Das Dokument befindet sich im `/Download`-Ordner und ist rückstandsfrei von Metadaten oder überdeckter Schrift. Die Schwärzungen sind digital im Dokument eingebrannt.

Black-/Whitelist

Definiere erlaubte und gesperrte Begriffe.

Typ	Beschreibung
Whitelist	Nie geschwärzt
Blacklist	Immer geschwärzt

Screenshot 8 — In diesem Beispiel setzen wir einen übersehenen Namen, „Frau Hoffmann“, auf die Blacklist. Markiere beide Wörter und klicke mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen. Wähle den Eintrag „Blacklist“. Diese Entität wird nun für den nächsten Durchlauf gesperrt. Sie erscheint in zukünftigen Durchläufen mit dem Label „CUS“ (Custom). Die gleichen Schritte kannst du auch zum Whitelisten von Wörtern verwenden.

Screenshot 9 — Die Regeln für die Blacklist- und Whitelist-Einträge kannst du in der Regelmaske bearbeiten. Diese Maske ist auch über die Schnell-Einstellungen und Modell-Einstellungen zugänglich.

Prüfprotokoll

Protokolliert alle Aktionen und Verarbeitungsschritte. Hier kannst du alle Durchläufe überprüfen und gegebenenfalls löschen (nicht empfohlen).

Datum [2026-05-23 10:14]
Dokument patientenakte.pdf
Modus Maskierung
Status Erfolgreich

Screenshot 16 — Die Laufzeitangaben sind maschinell bedingte Schätzungen.

Screenshot 17 — Du kannst das Prüfprotokoll zur Dokumentation als JSON-, PDF- oder CSV-Datei exportieren.

Bericht

Screenshot 13 — Im Einzel-Beleg-Modus kannst du nach jedem Durchlauf einen Bericht für deine persönlichen Prüfungen generieren.

RegEx

Screenshot 23 — RegEx sind reguläre Ausdrücke, die mittels algorithmischer Regeln bei der Maskierung die KI unterstützen. Diese Hilfe kann deaktiviert werden, was vor allem bei Datumsangaben sinnvoll ist.

Regex Builder

Screenshot 75 — Mit dem Regex Builder kannst du ohne Programmier- oder Mathematik-Kenntnisse reguläre Ausdrücke über einen Assistenten erstellen.

Screenshot 76 — Du kannst neben fertigen Vorlagen auch deine eigenen RegEx-Regeln unter `Meine Regeln` für den Schnellzugriff speichern. Die RegEx-Regeln – hierzu zählen die Vorlagen als auch deine eigenen Kreationen – werden zusätzlich zu den Länder-RegEx-Regeln in den NER-RegEx-Einstellungen angewandt.

Screenshot 77 — Du musst keine mathematischen Kenntnisse bei der Erstellung dieser Regeln besitzen. Ein intuitiver Assistent kann für die Regelerstellung genutzt werden. Dieser wird dich Schritt für Schritt in 3 Schritten begleiten. Alternativ, wenn du es dir zutraust und Kenntnisse in regulären Ausdrücken hast, kannst du im Experten-Modus auch direkt die Formel hierzu eingeben. Nutze hierzu den Schalter unter der Assistentenmaske.

Screenshot 78 — In diesem Beispiel möchten wir ein Wort, „Link“, maskieren. Im 2. Schritt geben wir einfach das gesuchte Wort ein und können dieses in einem Beispieltext austesten.

Screenshot 79 — Das Wort im Testtext, hier „Link“, wird durch unseren RegEx gefunden.

Screenshot 80 — Im letzten Schritt wählen wir die Art der RegEx-Regel aus und speichern sie unter einer passenden Bezeichnung ab.

Screenshot 81 — In der linken Spalte finden wir nun unter den Vorlagen unseren neuen RegEx.

Screenshot 82 — Du kannst so viele Vorlagen erstellen wie du möchtest.

Screenshot 83 — Teste dein RegEx nun mit einem realen Dokument. Hier sehen wir, wie unser RegEx das Wort „Link“ maskiert hat, erkennbar an dem orangen REGEX-Label.

Der Regex Builder ist wie ein Schweizer Taschenmesser. Du kannst damit nahezu jede beliebige Bezeichnung maskieren, die von der KI übersehen oder unvollständig maskiert wird. Im Gegensatz zur KI arbeitet der RegEx-Prozessor mit reinen logischen Regeln; es wird dafür kaum Rechenleistung benötigt. Dementsprechend sind RegEx-basierte Maskierungen um mehrere Größenordnungen schneller als KI-basierte Maskierungen.
Redactwizard stellt dir mit dem Regex Builder ein Tool zur Verfügung, das ohne mathematische oder programmatische Kenntnisse über den Assistenten ein mächtiges Werkzeug darstellt und in dieser Form eine führende Rolle bei den Maskierungswerkzeugen einnimmt.

Text-Synthese mit Llama KI

Screenshot 24 — Mit der Text-Synthese kannst du Dokumente in eine „Fantasie“-Version umschreiben lassen. Hierfür wird ein lokales Meta-Llama-Modell aus dem Internet-Repository geladen (für den ersten Start ist eine Internetverbindung zwingend nötig). Das KI-Modell ist groß, was einen Lazy-Download erfordert. Beachte, dass diese Funktion experimentell ist, unvorhersehbare Ergebnisse liefert und nicht für den Produktiveinsatz empfohlen wird. Die Ergebnisse können nicht auditiert werden und sind als Fließtext verfügbar. Es ist eine kostenlos kuratierte Funktion für den persönlichen Gebrauch (z. B. um E-Mails auszuschmücken).

Ollama-Integration

Unterstützt lokale KI-Modelle über Ollama für Offline-Verarbeitung und Datenschutz.

Offline-Verarbeitung
Lokale Modelle
Datenschutzorientiert

Screenshot 25 — Wenn du z. B. Llama3 herunterladen und ausführen möchtest, verwende folgenden Befehl:

ollama run llama3

In den Einstellungen kannst du dein bevorzugtes Ollama-Modell konfigurieren.

Screenshot 39 — Um ein Dokument zu analysieren, pseudonymisiere zunächst den Text. Klicke danach auf die Schaltfläche mit dem Ollama-Symbol, um das Panel zu öffnen. Du kannst einen vordefinierten Prompt auswählen oder eigenen Text schreiben. Verwende `{{TEXT}}` als Platzhalter für den pseudonymisierten Text.

Screenshot 40 — Je nach Modell und Textgröße kann es dauern, bis das Ergebnis erscheint. Ergebnisse können mit dem Icon kopiert werden. **Hinweis:** Die Ollama-Analyse ist auf pseudonymisierten Text begrenzt und hat keinen History-Verlauf für die Originaldaten.