Redactwizard: Professionelle Dokumentenschwärzung auf dem lokalen Windows-Desktop

Ob bei juristischen Dokumenten, medizinischen Unterlagen oder vertraulichen Unternehmensdokumenten – das Schwärzen und Pseudonymisieren sensibler Informationen kann ein zeitaufwändiger Bestandteil alltäglicher Dokumenten-Workflows sein. Redactwizard ist eine professionelle Windows-Desktop-Anwendung, die lokale KI-gestützte Erkennung, OCR, PDF-Bearbeitung, manuelle Schwärzungswerkzeuge und Stapelverarbeitung kombiniert – ohne dass vertrauliche Dokumente für die Verarbeitung in eine Cloud hochgeladen werden müssen.

Redactwizard ist in zwei Editionen erhältlich: Redactwizard Legal und Redactwizard Pro. Beide Editionen sind für die lokale Dokumentenverarbeitung konzipiert. Pro erweitert den Funktionsumfang um zusätzliche KI-Modelle, die Verarbeitung von Office-Dokumenten, native PDF-Vektorschwärzung und einen optionalen Workflow für externe KI-Chats.

1. Warum lokale Verarbeitung für den Datenschutz wichtig ist

Viele Online-Dienste zur Dokumentenschwärzung verlangen, dass Benutzer sensible Dateien auf Server Dritter hochladen. Abhängig von der Art der Dokumente und der jeweiligen Organisation kann die Übermittlung vertraulicher Informationen an einen externen Dienst zusätzliche datenschutzrechtliche, sicherheitsbezogene, vertragliche oder berufsrechtliche Anforderungen mit sich bringen.

Redactwizard verfolgt einen Local-First-Ansatz: Die Dokumentenverarbeitung und die integrierte KI-Erkennung laufen direkt auf dem Windows-PC. Die erforderlichen KI-Modelle sind bereits Bestandteil der jeweiligen Anwendung und müssen nicht separat von einem Server heruntergeladen werden.

Damit eignet sich Redactwizard insbesondere für Workflows, bei denen Dokumente unter der direkten Kontrolle des Benutzers bleiben sollen.

Gut zu wissen: Redactwizard Pro bietet zusätzlich einen optionalen externen KI-Chat-Workflow. Bevor Inhalte an einen externen Dienst wie ChatGPT, Claude oder Gemini übermittelt werden, können Dokumentinformationen direkt in Redactwizard lokal pseudonymisiert werden. Die tatsächliche Übermittlung an den jeweiligen KI-Anbieter unterliegt weiterhin dessen Datenschutz-, Sicherheits- und Vertragsbedingungen.

2. Zwei Redactwizard-Editionen für unterschiedliche Workflows

Redactwizard ist in zwei Editionen erhältlich, die auf unterschiedliche Anforderungen ausgelegt sind.

Redactwizard Legal

Redactwizard Legal ist die kompakte Edition für die alltägliche lokale Dokumentenschwärzung.

Enthalten sind:

• Ein integriertes PII-Modell
• PDF- und Textverarbeitung
• OCR
• PDF-Bearbeitung und manuelle Schwärzung
• Stapelverarbeitung
• Blacklist- und Whitelist-Unterstützung
• Barcode-Schwärzung
• Lokale Pseudonymisierung
• Raster-PDF-Ausgabe
• Vier virtuelle Arbeitsbereiche
• Lokales verschlüsseltes Archiv und Papierkorb
• Billing Timer und optionaler PIN-Schutz
• Clio-Integration

Legal richtet sich an Benutzer, die hauptsächlich mit PDF- und Textdokumenten arbeiten und einen unkomplizierten lokalen Schwärzungs-Workflow benötigen.

Redactwizard Pro

Redactwizard Pro ist die erweiterte Edition für spezialisierte und komplexere Dokumenten-Workflows.

Sie enthält den gesamten Funktionsumfang von Redactwizard und zusätzlich vier integrierte KI-Modelle:

• PII Primary für allgemeine personenbezogene und sensible Informationen
• PII Helper für strukturierte Kennungen wie IBANs, BICs, Kreditkartennummern, SSNs, VINs, IMEIs und Krypto-Adressen
• Medical für medizinische und klinische Inhalte
• Legal EU für spezialisierte juristische Entitäten

Zusätzlich bietet Pro:

• Native PDF-Vektorschwärzung
• Vollständige Raster-PDF-Ausgabe
• Unterstützung für DOCX, ODF, XLSX und PPTX
• Strukturierte Verarbeitung von Office-Dokumenten
• Optionalen externen KI-Chat
• Vier virtuelle Arbeitsbereiche
• Lokales verschlüsseltes Archiv und Papierkorb
• Billing Timer und optionalen PIN-Schutz

Die beiden Editionen unterscheiden sich somit nicht nur hinsichtlich der Anzahl der KI-Modelle, sondern auch hinsichtlich ihres gesamten Funktionsumfangs und der vorgesehenen Workflows.

3. Lokale KI-Erkennung in über 100 Sprachen

Die automatische Erkennung personenbezogener Daten erfolgt über eine integrierte KI-basierte Entitätserkennung.

Sowohl Legal als auch Pro verfügen über ein PII-Modell mit Unterstützung für über 100 Sprachen. Dadurch eignet sich Redactwizard auch für mehrsprachige Dokumente und internationale Workflows.

Pro erweitert die allgemeine PII-Erkennung um drei zusätzliche spezialisierte Modelle.

PII Primary

Das Modell PII Primary konzentriert sich auf typische personenbezogene und sensible Informationen, darunter Personen, Organisationen, Adressen, Kontaktdaten, Orte, Finanzinformationen und weitere PII-Kategorien.

PII Helper

Das Modell PII Helper ist auf strukturierte Kennungen spezialisiert, bei denen eine zusätzliche gezielte Erkennung hilfreich sein kann. Dazu gehören beispielsweise IBANs, BICs, Kreditkartennummern, SSNs, VINs, IMEIs und Krypto-Adressen.

Medical

Das Medical-Modell konzentriert sich auf medizinische und klinische Inhalte wie Krankheiten und Diagnosen, Behandlungen, Medikamente, Tests und Untersuchungen.

Das Medical-Modell ist für Deutsch und Englisch ausgelegt.

Legal EU

Das Legal-EU-Modell ergänzt die Erkennung um spezialisierte juristische Entitäten wie Gerichte, Rechtsvorschriften, Rechtsanwälte, Gerichtsentscheidungen, Verträge, Verordnungen und weitere juristische Begriffe.

Die erkannten juristischen Entitäten sind überwiegend auf Deutsch ausgelegt.

Die verfügbaren Modelle können abhängig vom Dokument und Workflow einzeln oder kombiniert verwendet werden.

4. Vektorschwärzung vs. Rasterausgabe

Ein häufiges Problem bei der PDF-Bearbeitung besteht darin, lediglich ein schwarzes Rechteck über einen sensiblen Text zu legen. In solchen Fällen kann der ursprüngliche Text darunter weiterhin vorhanden sein und möglicherweise noch ausgewählt, kopiert oder extrahiert werden.

Redactwizard bietet abhängig von der Edition und den Anforderungen unterschiedliche Ausgabeverfahren.

Native Vektorschwärzung in Pro

Pro unterstützt native PDF-Vektorschwärzung.

Betroffene PDF-Inhalte werden direkt verarbeitet, während nicht betroffene Inhalte als echte, auswählbare und durchsuchbare PDF-Inhalte erhalten bleiben können. Dadurch bleiben die Vorteile eines normalen PDF-Dokuments erhalten, während die für die Schwärzung ausgewählten Inhalte dauerhaft verarbeitet werden.

Vollständige Rasterausgabe in Legal und Pro

Beide Editionen unterstützen die vollständige Raster-PDF-Ausgabe.

Bei der Rasterausgabe wird jede Seite als Bild gerendert und die Schwärzung Bestandteil dieses Bildes. Die ursprüngliche PDF-Textebene bleibt dadurch nicht als editierbarer oder durchsuchbarer Text erhalten.

Die Rasterausgabe kann insbesondere für komplexe PDF-Strukturen oder Workflows sinnvoll sein, bei denen die ursprüngliche Textebene nicht benötigt wird.

Bei besonders sensiblen Dokumenten sollte die erzeugte Datei vor der Weitergabe oder Veröffentlichung grundsätzlich überprüft werden.

5. PDF-, Text-, Office- und Stapel-Workflows

Redactwizard unterstützt je nach Edition unterschiedliche Dokumenten-Workflows.

Editor / Workflow	Formate	Kernfunktionen
PDF-Editor	.pdf	KI-Erkennung, manuelle Schwärzung, OCR, Barcode-Schwärzung, Vektorschwärzung in Pro, Rasterausgabe
Text-Editor	.txt	Textbearbeitung, Suche, Maskierung und lokale Verarbeitung
Office-Dokumente	.docx, .odt, .xlsx, .pptx	Strukturierte Dokumentenverarbeitung in Pro
Stapelverarbeitung	Mehrere Dateien und Verzeichnisse	Automatisierte Verarbeitung mit KI, OCR und Workflow-Protokollierung

Legal konzentriert sich auf die PDF- und Textverarbeitung, während Pro zusätzlich Office-Dokumentformate unterstützt.

Office-Dokumente können strukturell analysiert und bearbeitet werden, einschließlich Absätzen, Tabellen und Formatierungen. Da komplexe Office-Dateien zusätzliche XML-Strukturen, eingebettete Objekte, Änderungsverfolgungen oder andere nicht unmittelbar sichtbare Bestandteile enthalten können, sollten automatisch verarbeitete Office-Dokumente vor der Weitergabe grundsätzlich visuell überprüft werden.

6. OCR für gescannte Dokumente

Redactwizard verfügt über OCR für gescannte PDF-Dokumente.

Dadurch ist eine textbasierte Analyse auch dann möglich, wenn das ursprüngliche Dokument hauptsächlich aus gescannten Seitenbildern besteht.

Die Erkennungsqualität kann unter anderem von Bildqualität, Auflösung, Ausrichtung, Schriftart und Dokumentenkomplexität abhängen. OCR sollte daher als zusätzlicher Verarbeitungsschritt und nicht als Garantie für eine fehlerfreie Texterkennung betrachtet werden.

7. Manuelle Schwärzung und KI-gestützte Workflows

Die KI-Erkennung dient dazu, die Identifizierung sensibler Inhalte zu automatisieren. Kein automatisiertes Erkennungssystem kann jedoch zuverlässig jede mögliche Information erkennen.

Redactwizard kombiniert daher die automatische Erkennung mit manuellen Bearbeitungswerkzeugen.

Benutzer können unter anderem manuell mit folgenden Elementen arbeiten:

• Rechtecke
• Freihandbereiche
• Polygone
• Unschärfe
• Text
• Stempel
• Bates-Nummerierung

Diese Werkzeuge können beispielsweise für Unterschriften, Stempel, Logos, handschriftliche Notizen und grafische Elemente verwendet werden, die von einer automatischen Entitätserkennung möglicherweise nicht zuverlässig erfasst werden.

Blacklist- und Whitelist-Funktionen bieten eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit. Dadurch können Begriffe ausdrücklich in die automatische Verarbeitung einbezogen oder davon ausgeschlossen werden.

Gespeicherte Filterprofile können außerdem für wiederkehrende Dokumentenverarbeitungen erneut verwendet werden.

8. Stapelverarbeitung für größere Dokumentenmengen

Redactwizard unterstützt die Stapelverarbeitung, wenn mehrere Dokumente verarbeitet werden müssen, anstatt Dateien einzeln zu bearbeiten.

Legal kann mehrere PDF- oder Textdateien automatisch verarbeiten.

Pro erweitert diesen Workflow um zusätzliche Dokumentformate und kann abhängig vom gewählten Workflow mehrere Dokumente oder komplette Verzeichnisse verarbeiten. OCR, KI-Erkennung und Protokollierung können in Stapelverarbeitungen integriert werden.

9. Zusätzliche Funktionen für professionelle Workflows

Redactwizard ist nicht nur als KI-gestütztes Schwärzungswerkzeug konzipiert, sondern als umfassende lokale Umgebung für die Dokumentenverarbeitung.

4 virtuelle Arbeitsbereiche

Sowohl Legal als auch Pro bieten vier unabhängige virtuelle Arbeitsbereiche. Diese können beispielsweise für unterschiedliche Mandanten, Projekte, Fälle oder Dokumentensammlungen verwendet werden.

Mehrere Dokumente können parallel geöffnet und innerhalb der Arbeitsbereiche über Tabs organisiert werden.

Lokales verschlüsseltes Archiv

Beide Editionen verfügen über ein verschlüsseltes lokales Archiv und einen Papierkorb, um verarbeitete Dokumentversionen lokal zu verwalten.

Pseudonymisierung

Legal und Pro können identifizierende Informationen lokal pseudonymisieren, indem personenbezogene Informationen durch konsistente Platzhalter ersetzt werden.

Dies kann hilfreich sein, wenn Dokumentinhalte innerhalb eines Workflows weiterhin zugeordnet werden müssen, ohne die ursprünglichen Identitäten unnötig offenzulegen.

Billing Timer

Der integrierte Billing Timer ermöglicht es, Arbeitszeiten direkt innerhalb von Redactwizard zu erfassen.

PIN-Schutz

Beide Editionen können optional mit einem 4-stelligen PIN geschützt werden.

Clio-Integration

Redactwizard bietet außerdem eine Clio-Integration für Workflows mit Falldaten und Dokumenten aus Clio.

Redactwizard Legal & Pro

Einmalzahlung – kein Abonnement, keine wiederkehrende Softwaregebühr.

Redactwizard Legal

• Kompakte lokale Lösung zur Dokumentenschwärzung
• 1 integriertes PII-Modell
• PII-Erkennung in über 100 Sprachen
• PDF- und Textverarbeitung
• OCR und Stapelverarbeitung
• Manuelle Schwärzungswerkzeuge
• Raster-PDF-Ausgabe
• Lokale Pseudonymisierung
• Portable Windows-Anwendung
• Keine herkömmliche Installation erforderlich

Redactwizard Pro

• Erweiterte lokale Dokumentenverarbeitung
• 4 integrierte KI-Modelle
• PII-, Kennungs-, medizinische und juristische Erkennung
• PII-Erkennung in über 100 Sprachen
• Native PDF-Vektorschwärzung
• Raster-PDF-Ausgabe
• Unterstützung für PDF, TXT, DOCX, ODF, XLSX und PPTX
• OCR und Stapelverarbeitung
• Lokale Pseudonymisierung
• Optionaler externer KI-Chat
• Portable Windows-Anwendung
• Keine herkömmliche Installation erforderlich

Beide Editionen sind darauf ausgelegt, die integrierte Dokumentenverarbeitung und KI-Analyse lokal auf dem Windows-PC durchzuführen.

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Hinweis: Redactwizard stellt technische Werkzeuge für die Schwärzung, Anonymisierung und Pseudonymisierung von Dokumenten bereit. Die Software stellt keine Rechtsberatung dar und gewährleistet für sich genommen keine Einhaltung der DSGVO, HIPAA, CCPA/CPRA oder anderer regulatorischer Anforderungen. Die KI-basierte Erkennung kann unvollständige oder fehlerhafte Ergebnisse liefern. Bei besonders sensiblen Dokumenten wird dringend empfohlen, die erzeugte Ausgabedatei vor der Weitergabe oder Veröffentlichung unabhängig durch eine Person zu überprüfen.