FAQ – Redactwizard Pro 2 & Legal

Was ist Redactwizard?

Redactwizard ist eine lokal ausgeführte Windows-Software zur Schwärzung, Anonymisierung und Pseudonymisierung vertraulicher Dokumente.

Die Software analysiert und verarbeitet Dokumente direkt auf dem eigenen Rechner und kombiniert lokale KI-Erkennung, OCR, PDF-Bearbeitung, manuelle Schwärzungswerkzeuge und Batch-Verarbeitung.

Redactwizard wird in zwei aktuellen Editionen angeboten: Redactwizard Pro 2 und Redactwizard Legal.

Redactwizard Pro 2 ersetzt die bisherigen Pro- und Medical-Editionen. Redactwizard Legal ersetzt die vorherige Legal-Edition und bleibt als eigenständige Produktvariante bestehen.

Was ist der Unterschied zwischen Redactwizard Pro 2 und Redactwizard Legal?

Redactwizard Legal ist die kompakte Edition für die tägliche lokale Dokumentenschwärzung. Sie enthält ein integriertes PII-Modell und konzentriert sich auf PDF- und Textverarbeitung.

Redactwizard Pro 2 ist die erweiterte Edition mit vier integrierten KI-Modellen, nativer PDF-Vektorschwärzung, Office-Unterstützung, DOCX-Verarbeitung und zusätzlichen Funktionen für komplexere Dokumenten- und Fachworkflows.

Die beiden Editionen unterscheiden sich daher nicht lediglich durch die Anzahl der KI-Modelle, sondern auch durch ihren jeweiligen Funktionsumfang.

Arbeitet Redactwizard lokal oder in der Cloud?

Die Dokumentenverarbeitung und die integrierte KI-Erkennung erfolgen lokal auf dem Windows-PC.

Die Dokumente müssen für die lokale KI-Analyse nicht an einen Cloud- oder externen KI-Dienst übertragen werden.

Die integrierten KI-Modelle sind Bestandteil der jeweiligen Anwendung und müssen nicht nachträglich von einem Server heruntergeladen werden.

Benötigt Redactwizard einen zusätzlichen KI- oder Modelldownload?

Nein.

Die jeweils enthaltenen KI-Modelle sind bereits Bestandteil der Anwendung.

Dadurch ist Redactwizard nach der Bereitstellung direkt für die lokale Verarbeitung einsatzbereit.

Welche KI-Modelle enthält Redactwizard Legal?

Redactwizard Legal enthält ein integriertes PII-Modell.

Das Modell ist auf die Erkennung personenbezogener und anderer sensibler Informationen ausgerichtet und unterstützt eine mehrsprachige Erkennung mit 100+ Sprachen.

Welche KI-Modelle enthält Redactwizard Pro 2?

Redactwizard Pro 2 enthält vier integrierte Modelle:

Die vier Modelle können je nach Dokument einzeln oder gemeinsam eingesetzt werden.

Welche Sprachen unterstützt Redactwizard?

Die PII-Erkennung unterstützt bei Redactwizard Legal und Redactwizard Pro 2 mehr als 100 Sprachen.

Bei Pro 2 ist das Medical-Modell auf Deutsch und Englisch ausgelegt.

Das Legal-EU-Modell ergänzt die Analyse um spezialisierte juristische Entitäten und ist derzeit insbesondere für juristische Inhalte in deutscher Sprache ausgelegt.

Die Erkennung hängt jeweils vom aktivierten Modell, den ausgewählten Entitätsklassen und den Eigenschaften des Dokuments ab.

Welche Informationen kann die KI erkennen?

Die verfügbaren Erkennungskategorien unterscheiden sich je nach Edition und aktiviertem Modell.

Redactwizard Legal konzentriert sich auf personenbezogene und allgemeine sensible Informationen, beispielsweise Personen, Organisationen, Orte, Adressen, Kontaktinformationen, Finanzdaten und technische Kennungen.

Redactwizard Pro 2 erweitert diese Erkennung durch das PII Helper-, Medical- und Legal-EU-Modell um strukturierte Identifikatoren sowie medizinische und juristische Inhalte.

Erkennt Redactwizard Pro 2 medizinische Inhalte?

Ja.

Das integrierte Medical-Modell kann unter anderem medizinische und klinische Inhalte erkennen, beispielsweise:

• Krankheiten und Diagnosen
• Behandlungen und Medikamente
• Tests und Untersuchungen

Das Medical-Modell unterstützt Deutsch und Englisch.

Erkennt Redactwizard Pro 2 juristische Inhalte?

Ja.

Das Legal-EU-Modell ergänzt die allgemeine PII-Erkennung um spezialisierte juristische Entitäten.

Dazu können unter anderem Gerichte, Rechtsnormen, Rechtsanwälte, Gerichtsentscheidungen, Verträge, Verordnungen und weitere juristische Begriffe gehören.

Welche Dateiformate unterstützt Redactwizard Legal?

Redactwizard Legal ist für die Verarbeitung von PDF- und Textdateien ausgelegt.

Unterstützt werden insbesondere:

PDF · TXT

Redactwizard Legal unterstützt keine DOCX-, ODF-, XLSX- oder PPTX-Verarbeitung.

Welche Dateiformate unterstützt Redactwizard Pro 2?

Redactwizard Pro 2 unterstützt neben PDF- und Textdateien auch Office-Dokumente.

Unterstützt werden unter anderem:

PDF · TXT · DOCX · ODF · XLSX · PPTX

Office-Dokumente können strukturiert ausgelesen, analysiert und bearbeitet werden.

Unterstützt Redactwizard Pro 2 die Bearbeitung von DOCX-Dateien?

Ja.

Redactwizard Pro 2 kann DOCX-Dokumente strukturiert analysieren und bearbeiten.

Dabei werden unter anderem Absätze, Tabellen und Formatierungen berücksichtigt. Eine integrierte Vorschau ermöglicht die visuelle Kontrolle der bearbeiteten Dokumente.

Komplexe Office-Dateien können jedoch zusätzliche XML-Strukturen, eingebettete Objekte, Revisionsinformationen oder andere nicht unmittelbar sichtbare Bestandteile enthalten. Automatisch bearbeitete Office-Dokumente sollten deshalb vor der Weitergabe immer abschließend geprüft werden.

Kann Redactwizard gescannte PDF-Dokumente verarbeiten?

Ja.

Sowohl Redactwizard Legal als auch Redactwizard Pro 2 unterstützen OCR für gescannte PDF-Dokumente.

Dadurch können auch Dokumente analysiert und bearbeitet werden, deren Inhalt ursprünglich nur als Bild vorliegt.

Die Erkennungsqualität hängt unter anderem von Bildqualität, Auflösung, Rotation, Schriftbild und Komplexität des Ausgangsdokuments ab.

Wie funktioniert die PDF-Schwärzung in Redactwizard Legal?

Redactwizard Legal verwendet für die Ausgabe geschwärzter PDF-Dokumente eine vollständige Rasterausgabe.

Dabei wird jede Seite als Rasterbild ausgegeben und anschließend wieder als PDF gespeichert. Die Schwärzungen sind dadurch Bestandteil der Bildmatrix der jeweiligen Seite.

Die ursprüngliche PDF-Textebene wird dabei nicht als editierbarer oder durchsuchbarer Text erhalten.

Wie funktioniert die PDF-Schwärzung in Redactwizard Pro 2?

Redactwizard Pro 2 unterstützt zwei Verfahren:

Native Vektorschwärzung

Bei der Vektorschwärzung werden betroffene PDF-Inhalte direkt verarbeitet. Nicht betroffene Inhalte können dabei als echter, auswählbarer und durchsuchbarer PDF-Text erhalten bleiben.

Vollständige Rasterausgabe

Bei komplexen PDF-Strukturen, problematischen Schriftkodierungen oder Inhalten, die nicht zuverlässig als Vektor verarbeitet werden können, kann die vollständige Rasterausgabe verwendet werden.

Dabei wird jede Seite als Rasterbild ausgegeben und die Schwärzung fest in die Bildmatrix eingebettet.

Kann ich Inhalte manuell schwärzen?

Ja.

Sowohl Redactwizard Legal als auch Redactwizard Pro 2 bieten manuelle Bearbeitungswerkzeuge für Inhalte, die nicht oder nicht zuverlässig automatisch erkannt werden.

Dazu gehören unter anderem:

• Rechtecke
• Freihandbereiche
• Polygone
• Unschärfe
• Text
• Stempel
• Bates-Paginierung

Damit können beispielsweise Unterschriften, Stempel, Logos, handschriftliche Vermerke und grafische Elemente gezielt bearbeitet werden.

Warum brauche ich manuelle Werkzeuge, wenn Redactwizard KI verwendet?

Nicht jeder sensible Inhalt lässt sich zuverlässig automatisiert erkennen.

Grafische Elemente, handschriftliche Inhalte, besondere Layouts und andere nicht eindeutig strukturierte Inhalte können außerhalb der zuverlässigen KI-Erkennung liegen.

Die manuellen Werkzeuge ermöglichen deshalb eine zusätzliche gezielte Bearbeitung und Kontrolle.

Unterstützen Legal und Pro 2 Blacklists und Whitelists?

Ja.

Begriffe können in beiden Editionen über Blacklist und Whitelist gesteuert werden.

Begriffe lassen sich direkt im Editor markieren und über das Kontextmenü einer Liste hinzufügen.

Dadurch können bestimmte Inhalte unabhängig von der automatischen KI-Erkennung gezielt verarbeitet oder von der automatischen Schwärzung ausgenommen werden.

Unterstützt Redactwizard gespeicherte Filterprofile?

Ja.

Filtereinstellungen können für wiederkehrende Verarbeitungsaufgaben gespeichert und erneut verwendet werden.

Können mehrere Dokumente gleichzeitig verarbeitet werden?

Ja.

Beide Editionen unterstützen die Batch-Verarbeitung.

Redactwizard Legal kann mehrere PDF- oder Textdokumente automatisiert verarbeiten.

Redactwizard Pro 2 kann darüber hinaus mehrere Dokumente oder komplette Verzeichnisse automatisiert verarbeiten und dabei je nach Workflow OCR, KI-Erkennung und Protokollierung einbeziehen.

Unterstützt Redactwizard die Schwärzung von Barcodes?

Ja.

Redactwizard Legal und Redactwizard Pro 2 unterstützen die automatische Erkennung und Schwärzung von Barcodes im PDF-Editor.

Unterstützt Redactwizard Pseudonymisierung?

Ja.

Beide Editionen können personenbezogene Informationen lokal pseudonymisieren.

Dabei können identifizierende Informationen durch konsistente Platzhalter ersetzt werden. Die Pseudonymisierung selbst erfolgt lokal auf dem eigenen Rechner.

Kann Redactwizard Pro 2 Inhalte für ChatGPT, Claude oder Gemini vorbereiten?

Ja.

Redactwizard Pro 2 verfügt über eine optionale KI-Chat-Funktion für externe Large Language Models.

Dokumentinhalte können vor der Übertragung an einen externen Dienst lokal pseudonymisiert werden. Dadurch können identifizierende Informationen beispielsweise durch Platzhalter ersetzt werden.

Die eigentliche Pseudonymisierung in Redactwizard erfolgt lokal.

Wichtig: Sobald Daten an einen externen Anbieter übertragen werden, gelten zusätzlich dessen Datenschutz-, Sicherheits- und Vertragsbedingungen. Vor dem Versand sollte das Ergebnis immer auf eine vollständige Pseudonymisierung geprüft werden.

Verfügt Redactwizard Legal über den KI-Chat?

Nein.

Die optionale externe KI-Chat-Funktion gehört ausschließlich zu Redactwizard Pro 2.

Redactwizard Legal konzentriert sich auf die lokale Dokumentenschwärzung, Anonymisierung und Pseudonymisierung.

Wie viele Arbeitsbereiche bietet Redactwizard?

Redactwizard Legal und Redactwizard Pro 2 verfügen jeweils über vier unabhängige virtuelle Arbeitsbereiche.

Diese können beispielsweise für unterschiedliche Mandanten, Projekte, Fälle oder Dokumentbestände verwendet werden.

In diesen Arbeitsbereichen können mehrere Dokumente parallel geöffnet und über Tabs organisiert werden.

Verfügen die Editionen über ein lokales Archiv?

Ja.

Redactwizard Legal und Redactwizard Pro 2 verfügen über ein integriertes lokales Archiv sowie einen Papierkorb.

Bearbeitete Dokumentstände können lokal verwaltet und gelöschte Archivobjekte zunächst wiederhergestellt werden.

Gibt es einen Zugangsschutz?

Ja.

Bei beiden Editionen kann optional ein 4-stelliger PIN-Schutz verwendet werden.

Was ist der Billing Timer?

Der integrierte Billing Timer ermöglicht die Erfassung von Arbeitszeiten direkt innerhalb von Redactwizard.

Ist Redactwizard portabel?

Ja.

Redactwizard Legal und Redactwizard Pro 2 werden als portable Windows-Anwendungen bereitgestellt.

Eine klassische Installation ist nicht erforderlich.

Die jeweils benötigten Komponenten und integrierten KI-Modelle sind Bestandteil der Anwendung.

Wie groß ist Redactwizard Legal?

Das portable Paket von Redactwizard Legal ist derzeit etwa 61 MB groß.

Das integrierte KI-Modell ist bereits enthalten.

Die Größe des Pro-2-Pakets kann je nach enthaltenen Modellen und jeweiligem Release abweichen.

Gibt es Nutzungslimits?

Redactwizard ist als lokale Desktop-Software konzipiert und verwendet keine cloudbasierte Dokumentenverarbeitung oder nutzungsabhängige Token-Abrechnung.

Konkrete technische Grenzen können dennoch von der jeweiligen Funktion, dem verwendeten Dokument, dem verfügbaren Arbeitsspeicher und der Hardware abhängen.

Garantiert die KI eine vollständige Erkennung?

Nein.

KI-basierte Erkennung kann fehlerhafte, unvollständige oder falsch zugeordnete Ergebnisse liefern.

Die Software sollte daher als Unterstützungswerkzeug verstanden werden. Eine abschließende manuelle Kontrolle der Ergebnisse vor der Weitergabe oder Veröffentlichung ist erforderlich beziehungsweise wird dringend empfohlen.

Ist die Schwärzung automatisch vollständig sicher?

Keine automatisierte Verarbeitung kann garantieren, dass sämtliche relevanten Inhalte eines Dokuments erkannt und korrekt bearbeitet wurden.

Insbesondere bei komplexen Dokumentstrukturen, problematischen Scans oder Inhalten außerhalb der unterstützten Entitätsklassen ist eine manuelle Kontrolle wichtig.

Redactwizard Pro 2 bietet zusätzlich die Möglichkeit der vollständigen Rasterausgabe für PDF-Dokumente.

Ist Redactwizard DSGVO-konform oder HIPAA-konform?

Redactwizard stellt technische Funktionen für datenschutzsensible Dokumentenverarbeitung bereit, insbesondere lokale Verarbeitung, KI-Erkennung, OCR, Pseudonymisierung und Schwärzung.

Die Verwendung der Software allein stellt jedoch keine automatische DSGVO-, GDPR-, HIPAA-, CCPA/CPRA- oder sonstige rechtliche Compliance sicher.

Die konkrete Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Anforderungen hängt vom jeweiligen Einsatz, den internen Prozessen, den verwendeten Diensten und den geltenden Vorschriften ab.

Für wen ist Redactwizard Legal geeignet?

Redactwizard Legal richtet sich insbesondere an professionelle Anwender, die eine kompakte lokale Lösung für die tägliche Dokumentenschwärzung benötigen.

Dazu können beispielsweise gehören:

Anwälte, Kanzleien, Gutachter, Sachverständige, Unternehmen, Behörden, Personalabteilungen und weitere professionelle Anwender.

Für wen ist Redactwizard Pro 2 geeignet?

Redactwizard Pro 2 richtet sich an professionelle Anwender, die neben der allgemeinen PII-Erkennung zusätzliche medizinische, juristische oder strukturierte Daten analysieren und komplexere Dokumentenworkflows bearbeiten möchten.

Dazu können unter anderem Ärzte, medizinische Einrichtungen, Kanzleien, Unternehmen, Behörden, Gutachter, Sachverständige und andere Organisationen mit spezialisierten Dokumentenanforderungen gehören.

Welche Edition sollte ich wählen?

Redactwizard Legal eignet sich für Anwender, die eine kompakte Lösung für lokale PDF- und Textschwärzung mit einem PII-Modell benötigen.

Redactwizard Pro 2 eignet sich für Anwender, die zusätzliche KI-Modelle für strukturierte Identifikatoren, medizinische oder juristische Inhalte benötigen oder Office-Dokumente und native PDF-Vektorschwärzung verarbeiten möchten.

Sind Redactwizard Pro 2 und Legal Abonnements?

Nein.

Beide Editionen werden mit einer dauerhaften Lizenz angeboten und erfordern kein laufendes Abonnement.

Welche Systeme unterstützt Redactwizard?

Redactwizard Legal und Pro sind für Windows 11 ausgelegt.

Beide Editionen werden als portable Windows-Anwendungen bereitgestellt.

Was sind die wichtigsten technischen Unterschiede?